4 maneiras de praticar reuniões inclusivas

4 maneiras de praticar reuniões inclusivas

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Este blog foi publicado originalmente no blog do Salesforce. O Escritório de Igualdade da Salesforce conduziu um treinamento sobre esse tópico, junto com um painel de discussão com alguns líderes de nossa comunidade de Pioneiros: Shonnah Hughes, Daniel Peter e Melissa Hill Dee. Assista aqui.

Sabemos que, ao construir uma cultura de igualdade em nossa empresa, ajudamos nossos funcionários a ter sucesso, criar conexões mais profundas com os clientes e promover mudanças sociais positivas no mundo ao nosso redor. A inclusão é uma parte essencial da igualdade – significa que todos se sentem vistos, ouvidos, com poderes para ter sucesso e experimentam um verdadeiro sentimento de pertencimento. Nossa pesquisa mostra que os funcionários que têm a sensação de pertencer à empresa têm 5,3 vezes mais probabilidade de se sentirem capacitados para dar o melhor de si. Da mesma forma, os funcionários que sentem que sua voz é ouvida têm 4,6 vezes mais probabilidade de dizer que isso afeta positivamente seu trabalho.

Da sala de reuniões às linhas de frente, todos temos o poder de influenciar mudanças e construir ambientes de trabalho inclusivos. Isso pode se manifestar no local de trabalho como falar por alguém que foi interrompido em uma reunião, criar espaço para conversas difíceis ou reconhecer quando alguém se sente excluído. Uma das maiores maneiras pelas quais podemos liderar com igualdade é praticando reuniões inclusivas. Pense em quanto das culturas do local de trabalho se manifestam nas reuniões diárias – quem conduz a conversa, quem tem a plataforma para falar, como envolvemos funcionários remotos e como as tarefas são atribuídas.

Nesta postagem, nosso Salesforce Office of Equality está compartilhando as melhores práticas que aprendemos sobre a criação de reuniões verdadeiramente inclusivas.

Funcionários da Salesforce no escritório regional de Atlanta participam de uma reunião

Funcionários da Salesforce no escritório regional de Atlanta participam de uma reunião

4 maneiras de praticar reuniões inclusivas

Uma reunião inclusiva pode parecer diferente dependendo da equipe e da agenda da reunião. Na Salesforce, usamos nossas Práticas Aliadas de Igualdade como um guia. Acreditamos que todos podem ser aliados seguindo estas quatro etapas – pergunte, ouça, apareça e fale. O mesmo pode se aplicar à maneira como nos conduzimos nas reuniões. Com isso em mente, procure lacunas em suas práticas de reunião onde sua equipe poderia ser mais inclusiva. Em seguida, converse com sua equipe sobre como minimizar essa lacuna com nossas práticas aliadas. Aqui estão algumas idéias:

Três colegas ao lado de práticas aliadas: pergunte, ouça, apareça e fale

Nossas práticas aliadas na Salesforce incluem; perguntando, ouvindo, aparecendo,
e falando alto

Pergunte

Parece simples, mas pode ir muito longe. Freqüentemente, em reuniões, aqueles que são mais extrovertidos ou mais velhos podem dominar a conversa. Parte das reuniões inclusivas é garantir que todos tenham a chance de ser ouvidos – isso também nos ajuda a tomar decisões melhores e mais informadas com diferentes perspectivas. Aqui estão algumas maneiras de praticar ‘perguntar’ em uma reunião:

  • Seja inclusivo e peça para ouvir de introvertidos ou funcionários mais novos, bem como de qualquer pessoa remota. Nota: tenha cuidado ao chamar alguém pelo nome, pois isso pode inadvertidamente fazer alguém se sentir desconfortável ou colocado na berlinda. Você pode dizer:
    • “Para aqueles que ainda não concordaram, quais são seus pensamentos?”
    • “Como você abordaria este problema?”
    • “Não tivemos notícias do pessoal da linha. O que você acha?”
  • Pergunte aos funcionários remotos (ou a todos os participantes da reunião) o que os faz se sentir incluídos.
  • Faça disso um hábito. Estabeleça uma norma onde todos falem pelo menos uma vez (quando apropriado).
  • Peça informações de acompanhamento. Esteja ciente de que algumas pessoas podem ser mais introvertidas e não se sentirem à vontade para dar feedback ao público – o que é normal. Parte de acolher a todos é criar um ambiente onde todos possam se expressar de uma forma que seja confortável e fortalecedora para eles. Crie um canal ou veículo claro para feedback de acompanhamento, como uma pesquisa online ou e-mail.

Ouço

Funcionários da Salesforce ouvindo um painel

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Ouvir ativamente e com empatia é a chave para qualquer conversa bem-sucedida. No entanto, frequentemente estamos tão ocupados e temos tantos pensamentos acelerados que pode ser difícil desacelerar e ficar atento no momento. Mas quando bem feito, o impacto é imenso.

  • Ouça ativamente com respeito e atenção. Algo tão simples quanto nossa postura corporal pode ajudar:
    • Vire seu corpo para o alto-falante
    • Descruzar os braços ou largar o telefone
    • Faça contato com os olhos
  • Demonstre que você está ouvindo ativamente, dizendo:
    • “Essa é uma ótima ideia.”
    • “Para o seu ponto…”
  • Evite falar sobre os outros. Perceba quando você interrompe os outros e abre espaço para que eles falem:
    • “Me desculpe, eu interrompi você. Por favor, termine seu pensamento. ”
  • Observe seu próprio comportamento:
    • Estou ouvindo algumas pessoas, mas percorrendo meu telefone quando outras pessoas estão falando?
    • Estou reservando tempo para que os outros reflitam e contribuam ou sou consistentemente o primeiro a responder?
  • Pratique pausar, refletir e responder ao que você ouviu recentemente antes de fazer o próximo ponto. Seja intencional ao abrir espaço para outras pessoas.

Mostrar-se

O modo como comparecemos às reuniões pode contribuir para o quão inclusiva a reunião acaba sendo. Muitos de nós entramos em uma sala de reunião ou ligamos para um grupo de estressores externos do dia. Aqui estão algumas coisas a serem consideradas ao participar de uma reunião:

  • Esteja pronto para se envolver, participar e agir com inclusão.
  • Respire algumas vezes. Estudos mostram que alguns momentos de atenção plena podem mudar imediatamente o comportamento.
  • Revise sua lista de convidados. Traga novas vozes para garantir que diversas perspectivas e ideias sejam compartilhadas. Por exemplo, sua reunião é restrita a líderes seniores ou você pode incluir mais vozes? Aqui estão algumas coisas que você pode dizer ao organizador da reunião:
    • “____ foi convidado para a reunião? Acho que a opinião deles seria valiosa. ”
    • “Você se importaria se eu incluísse meu estagiário / pupilo nesta reunião para desenvolvimento profissional?”
  • Pense em quem vai à reunião e como você pode prepará-los melhor para ela. Por exemplo, os introvertidos relatam que precisam de tempo antes de responder a uma pergunta ou tópico. Considere enviar uma pauta antes das reuniões para ajudar os participantes a se prepararem.
  • Esteja atento a quaisquer costumes culturais (ou seja, se os participantes estão observando o Ramadã), necessidades de acessibilidade ou restrições alimentares. Por exemplo:
    • Evite reservar salas de reunião apenas com mesas altas, especialmente se um participante estiver em uma cadeira de rodas.
    • Ative sua câmera em hangouts para garantir que uma pessoa que confia na leitura labial possa ver você. Se estiver atendendo pessoalmente, olhe para essa pessoa e fale claramente, sem cobrir a boca.
    • Se você está solicitando o almoço para uma reunião, envie um formulário de admissão anônimo para os participantes compartilharem quaisquer restrições alimentares ou alergias alimentares.

Fala

Funcionários da Salesforce envolvidos em uma reunião

Funcionários da Salesforce envolvidos em uma reunião

Falar é um passo mais ativo e pode exigir um pouco de coragem. No entanto, quando bem feito, pode mudar muito a cultura para melhor. Pode ajudar a fazer alguém se sentir incluído e demonstra que você não é apenas um aliado, mas também serve como um exemplo positivo de como os outros também podem ser aliados no trabalho.

  • Fale quando alguém estiver sendo interrompido ou não estiver recebendo o devido crédito. Você pode dizer:
    • “Eu acredito que _____ estava tentando comentar um segundo atrás”
    • “Vamos deixar ______ terminar”
    • “____ teve a mesma ideia um momento atrás”
  • Abra espaço para um debate saudável de pontos de vista opostos.
    • “Essa é uma perspectiva interessante. Você pode dizer mais? ”
  • Conte piadas inadequadas ou microagressões.
    • “Eu sei que você queria ser engraçado, mas isso é ofensivo.”
  • Peça a outros para apresentar
    • As mesmas pessoas estão falando todas as vezes? Tente recomendar outras pessoas para falar ou, se você tiver a oportunidade e tiver várias chances de compartilhar, ofereça a oportunidade para outra pessoa.

Incentive a responsabilidade e o perdão. Haverá momentos em que pessoas bem-intencionadas cometerão erros ao dizer ou fazer a coisa errada quando pretendiam ser inclusivas – inclusive nós.

A melhor maneira de sermos aliados e líderes inclusivos é sermos responsáveis ​​por nossos erros, assumir a intenção positiva de nossos colegas e perdoar no espírito de aprendizado contínuo. O primeiro passo em qualquer jornada é o conhecimento – o próximo é a prática. A inclusão é um músculo que todos nós temos que treinar continuamente.

Pratique essas etapas regularmente e convide sua equipe para praticá-las junto com você. Nenhum passo é pequeno demais – quando caminhamos juntos, nossa ação coletiva é o que influencia mudanças de longo alcance. Saiba mais sobre nossas práticas de liderança inclusiva e o compromisso da Salesforce com a igualdade para todos.


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Luiz Presso
Luiz Presso