7 maneiras de aumentar a adoção do usuário

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O gerenciamento de mudanças dificilmente é um conceito novo, mas raramente recebe cobrança igual ao gerenciamento de tecnologia. Em muitos casos, as equipes de mudança e TI trabalham separadamente – ou pior, a importância do gerenciamento de mudanças é negligenciada e simplesmente não há suporte a mudanças sendo planejado.

Mesmo quando as medidas de adoção são projetadas, elas geralmente se concentram no treinamento único ou no treinamento de audiências técnicas (administradores, desenvolvedores) que gerenciam, mas na verdade não usam a tecnologia. Tudo isso deixa de vencer o desafio da mudança, onde deve ser vencido: com os usuários finais.

Isso pode ser extremamente caro. A perda total de negócios com treinamento ineficaz é de US $ 13,5 milhões por 1.000 funcionários a cada ano. Mesmo com o treinamento adequado, apenas 12% dos alunos dizem que levam suas habilidades para o trabalho diário. E a pesquisa mostrou que as pessoas ganham apenas 10% de seu aprendizado com o treinamento formal. Os outros 90% provêm da interação com colegas e experiências no local de trabalho.

7 maneiras de aumentar a adoção do usuário do EIM

A experiência de trabalhar com organizações em todo o mundo nos mostrou que a adoção do usuário é responsável por 50% a 80% do sucesso das novas soluções Enterprise Information Management (EIM). Então, como convencer os usuários de que o novo sistema é exatamente o que eles precisam?

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1. Coloque as pessoas em primeiro lugar

Desenvolva uma estratégia de mudança e um plano de comunicação com seu pessoal no centro. Envolva os usuários desde o início do programa. Isso deve começar antes do teste do usuário e, sempre que possível, envolver o envolvimento do usuário na definição das especificações iniciais. Procure formar uma equipe positiva de defensores dos usuários. Eles podem se tornar os agentes de mudança necessários para convencer seus colegas dos benefícios do novo sistema.

2. Coordene sua equipe de TI e mude

Assim como as informações, é muito fácil para as funções de negócios se tornarem seus próprios silos. Quebre as barreiras entre sua equipe de TI e o gerenciamento de mudanças para minimizar o atrito e atender melhor aos requisitos do usuário, respeitando os requisitos de segurança, desempenho e funcionais. Por exemplo, as equipes de TI e de gerenciamento de mudanças podem trabalhar juntas para garantir que a interface do sistema seja realmente amigável ao usuário.

3. Entenda a cultura de aprendizado da sua organização

Existem muitas ótimas ferramentas de aprendizado e técnicas de treinamento disponíveis. O eLearning e as aulas virtuais, por exemplo, são econômicas e permitem que os usuários aprendam no seu próprio ritmo. No entanto, todas as organizações têm sua própria cultura de aprendizado e selecionar as ferramentas erradas reduzirá a eficácia de todo o programa. Alguns usuários ficam felizes aprendendo no seu próprio ritmo em um ambiente virtual, enquanto outros apreciam a sala de aula e o apoio pessoal de um instrutor. Reserve um tempo para entender sua cultura e criar um aprendizado personalizado para atender aos requisitos de seus grupos de usuários.

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4. Garanta comunicação contínua e bidirecional

Não há substituto para uma boa comunicação. Você precisa identificar seus grupos de partes interessadas e, em seguida, estabelecer um programa de comunicação que se conecte com todas as partes interessadas desde o início e com frequência. A maneira como cada parte interessada atualmente realiza seu trabalho – seus processos – deve ser documentada. Os impactos que a nova tecnologia terá sobre eles precisam ser identificados e comunicados. No entanto, os programas de gerenciamento de alterações geralmente ficam atolados na comunicação unidirecional. Você deve garantir que toda a comunicação seja bidirecional e que haja um loop de feedback embutido em tudo que você faz.

5. Crie uma estrutura de governança eficaz

Muitas implantações de tecnologia falham em estabelecer uma estrutura de governança eficaz que irá liderar e gerenciar a implantação. Muitas vezes, o usuário é negligenciado, pois a governança vem das equipes técnicas e de gerenciamento de projetos. De fato, sua estrutura de governança deve consistir em patrocinadores executivos e uma mistura de todas as partes interessadas afetadas pelas mudanças tecnológicas. Os usuários envolvidos na governança devem ter o poder de expressar preocupações do grupo de partes interessadas que representam.

6. Mantenha a documentação atualizada

Quando o novo software é entregue pela primeira vez, a documentação é completamente precisa. No entanto, todo o software evolui com o tempo e, muitas vezes, a documentação não acompanha o ritmo. Isso pode ser uma fonte de verdadeira frustração para os usuários que acham que seu manual ou curso de treinamento não está mais alinhado com o software que está usando. Embora exija algum esforço, garantir que a documentação esteja sempre atualizada é uma maneira pequena, mas significativa, de ajudar na adoção contínua.

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7. Continuando aprendendo e evoluindo

Escusado será dizer que as novas implementações de software não param no lançamento. É importante que o programa de mudanças continue e evolua com o tempo, à medida que as preferências do usuário se tornam mais claras e você pode personalizar com mais eficiência o treinamento e a comunicação. É aconselhável executar verificações de integridade de adoção regulares para identificar se tudo está progredindo como você deseja. Caso contrário, o resultado da verificação de saúde pode informar os programas de aprimoramento necessários para solucionar eventuais falhas de adoção contínuas.

Criando sua estratégia de adoção do usuário

Os CIOs de todo o mundo estão começando a entender a complexidade envolvida na criação de estratégias eficazes de adoção de usuários. Muitos estão recorrendo a fornecedores terceirizados que podem trazer habilidades e experiência de programas bem-sucedidos de adoção. Por exemplo, o programa FasTrak para desenvolvimento de estratégias de adoção OpenText ™ oferece um curso abrangente e modular para ajudar a desenvolver estratégias vencedoras de adoção de usuários.

Aproveitando a experiência dos Serviços Profissionais OpenText, o programa ajuda a criar um perfil e segmentar grupos de usuários, identificar objetivos de aprendizado, personalizar recursos de treinamento, considerar aspectos comportamentais da implementação do EIM e criar um plano holístico para maximizar a adoção do usuário.

Se você quiser saber mais sobre como o OpenText Professional Services pode ajudar a aumentar a adoção do usuário, entre em contato.

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Luiz Presso
Luiz Presso