8 dicas para aproveitar ao máximo seu orçamento de transformação digital

8 dicas para aproveitar ao máximo seu orçamento de transformação digital

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Como definir um orçamento apropriado – realista, que leve em consideração as aspirações e oportunidades disponíveis para sua organização

Esse é um ato de equilíbrio difícil, e nunca mais do que para projetos de transformação digital. Aqui, compartilhamos algumas dicas para fornecer a você um orçamento que atenda efetivamente aos seus objetivos de transformação, ajudando você a maximizar o impacto de suas iniciativas.

Com tantas partes móveis diferentes, os projetos de transformação digital exigem uma base sólida a partir da qual construir – incluindo um orçamento que reflita com precisão a escala e a complexidade da iniciativa, mantendo-se realizável e realista.

No entanto, definir um orçamento como esse – para não mencionar a assinatura – pode ser um desafio. Todos nós ouvimos as histórias de horror de projetos que excedem o orçamento, paralisam ou até mesmo foram completamente abandonados.

Se você está atualmente nos estágios iniciais de sua jornada de transformação digital e deseja evitar um destino semelhante, esta postagem compartilha dicas práticas para colocá-lo no caminho certo desde o início, cobrindo algumas das principais considerações que você precisará abordar para garantir que seu orçamento realmente atenda aos seus requisitos organizacionais e objetivos estratégicos.

1. Envolva todos

Você não pode envolver todos de toda a sua organização no seu processo de orçamento e você também não gostaria. No entanto, no que diz respeito à transformação digital, é importante considerar alternativas às abordagens tradicionais de orçamento que normalmente são gerenciadas em uma base departamental, com o diretor financeiro aprovando um orçamento de alto nível que é distribuído pela equipe.

Atualmente, esses modelos não são viáveis ​​quando o digital se estende por diferentes departamentos, funções e locais para tocar todas as partes da empresa. Em vez disso, a natureza onipresente do digital exige uma abordagem colaborativa que facilite uma compreensão abrangente dos principais processos de negócios, para garantir que todos os elementos sejam incluídos no seu orçamento. Sem essa imagem holística, você corre o risco de criar gargalos que desviarão o investimento das atividades geradoras de receita que importam.

2. Considere os possíveis custos “ocultos”

Juntamente com os requisitos díspares das diferentes funções comerciais da sua organização, quase certamente haverá áreas adicionais que precisarão ser acomodadas no seu orçamento de transformação digital. Isso pode ser facilmente esquecido, portanto, certifique-se de realizar atividades rigorosas de coleta de requisitos para descobrir quaisquer demandas adicionais.

Por exemplo, considere o seguinte:

A infraestrutura. Como suas soluções digitais serão suportadas?

  • Dados. Você tem alguma informação / conteúdo vital que precisa ser migrado dos seus sistemas existentes?
  • O investimento é necessário para atender aos padrões relevantes de conformidade e segurança?
  • Quais habilidades e conhecimentos são necessários para garantir que sua equipe possa ter um desempenho eficaz?
  • Mudar a gestão. Se sua transformação impactará seus processos, como serão implementadas as mudanças necessárias?

… E não esquecendo os custos associados às suas necessidades de coleta de atividades!

orçamento de transformação digital

3. Crie uma visão compartilhada

Conforme mencionado na introdução a esta postagem, definir seu orçamento é apenas parte da batalha. Você também precisará garantir a aprovação, o que significa que as pessoas que controlam as cadeias de bolsa precisam ser compradas em sua visão. Portanto, é crucial que você conscientize a necessidade e os benefícios da transformação digital em um estágio inicial.

Mesmo se você acha que isso já é entendido em toda a organização, geralmente não é o caso. De fato, como normalmente os orçamentos são previamente acordados sem o entendimento da complexidade ou das dependências envolvidas, é fácil presumir uma visão compartilhada desde o início, apenas para descobrir mais adiante que você não tem os recursos necessários para se mover o mais rápido possível ou alcançar os resultados desejados.

Uma fase dedicada de ‘descoberta’ pode ajudá-lo a articular mais claramente sua visão e, assim, comunicar isso às partes interessadas – principalmente se incluir a criação de produtos de baixa fidelidade, como protótipos e provas de conceito, que permitem demonstrar suas idéias e objetivos em de uma maneira altamente visual e forneça maior confiança para ajudar a garantir a adesão.

4. Demonstre valor

O principal fator por trás de qualquer projeto de transformação digital deve ser fornecer valor. Se você se concentrar apenas nos recursos que deseja exibir sem pensar em como eles atendem à sua visão geral, é improvável que o projeto entregue os resultados que você procura. Ao definir seu orçamento, pense nas razões precisas pelas quais deseja realizar o trabalho que está planejando.

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Isso não apenas ajudará você a justificar seu orçamento, fornecendo exemplos específicos dos benefícios que pretende obter, como referência – por exemplo, processos simplificados, receitas mais altas ou uma base maior de usuários -, mas também fornecerá uma linha de base valiosa com a qual você pode avalie o sucesso de suas iniciativas e informe quaisquer futuros programas de trabalho e seus orçamentos associados.

5. Facilite a agilidade

Se você está realizando um projeto de transformação digital, sem dúvida está muito ciente da rápida taxa de mudança causada pelos avanços tecnológicos e pela mudança de comportamento do usuário. Mas o seu orçamento também é flexível e fluido o suficiente para permitir que você aproveite as novas tendências e condições do mercado em tempo hábil?

Embora muitas organizações adotem maneiras mais ágeis de trabalhar em seus processos operacionais, os elementos comerciais de um projeto ainda seguem abordagens e áreas mais tradicionais, muitas vezes focadas em custo fixo, requisitos definidos, ciclos anuais e gastos alocados. Está claro que é necessária uma mudança de mentalidade para fornecer o maior valor possível de suas iniciativas de transformação digital – e as dicas a seguir exploram com mais detalhes algumas das maneiras pelas quais isso pode ser alcançado.

6. Mudança de suporte quando necessário

Embora os rígidos planos orçamentários possam oferecer altos níveis de previsibilidade, eles podem afetar seriamente sua capacidade de responder às mudanças e, assim, arriscar-se a ser ultrapassado em seus esforços de transformação digital por concorrentes mais ágeis e enxutos. No entanto, ao introduzir maior flexibilidade, você ainda precisará fornecer a governança exigida pelos alocadores de orçamento, que provavelmente não desejarão abandonar completamente o controle.

Uma maneira de alcançar um equilíbrio entre essas demandas concorrentes é adotar um modelo que inclua orçamentos para ‘épicos’ (grandes projetos abrangentes), ao mesmo tempo em que afasta a responsabilidade de decisões mais granulares dos detentores de orçamento para aqueles com um conhecimento prático mais próximo das iniciativas individuais.

A própria estrutura de seus orçamentos também pode ser adaptada, para que você fique mais próximo da realidade. Como a taxa de mudança no cenário digital continua superando os ciclos orçamentários anuais tradicionais, algumas organizações optam por planejar dois orçamentos de seis meses – aumentando a frequência com que podem avaliar os resultados do projeto e monitorar o mercado em busca de oportunidades potenciais. Isso permite que o orçamento seja reinvestido mais rapidamente em áreas produtivas e interrompido onde o valor não está sendo realizado, para minimizar o desperdício e acelerar a taxa de retorno.

7. Permitir inovação

Outra maneira de apoiar a mudança e ainda manter os orçamentos sob controle é investir em projetos dedicados de “inovação”. Oferecendo a oportunidade de experimentar novas idéias em partes específicas da peça de transformação mais ampla, esse tipo de iniciativa permite provar o caso de negócios em um ambiente de baixo risco e ter uma idéia dos desafios e benefícios associados a um projeto antes de confirmar recurso significativo.

Você também pode incluir uma linha dedicada de Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) em seu orçamento, usando-a para explorar várias oportunidades de inovação e interrupção fora das estruturas e processos mais rígidos que você possa ter em outros lugares. Ao remover a sobrecarga desnecessária, você pode colher os frutos do aumento da velocidade e o status de primeiro motor que costuma vir com isso.

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8. Continue!

Talvez a coisa mais importante a ser lembrada quando o orçamento para a transformação digital é que não é um trabalho único e distinto, mas uma jornada contínua. Embora você provavelmente não tente (e provavelmente não deva) capitalizar cada nova tendência e tecnologia que surgir, precisará garantir que seu roteiro estratégico esteja alinhado com as últimas condições e prioridades e disponha dos recursos necessários para executar isto.

A adoção de uma abordagem iterativa que incentive a melhoria contínua pode ser extremamente benéfica aqui. Ao se concentrar em entregas regulares e breves ciclos de feedback, essa maneira de trabalhar fornecerá um modelo ideal para a natureza complexa e evolutiva da transformação digital, que pode ser adaptada e estendida além do lançamento inicial para garantir que você continue entregando valor em todas as fases da sua jornada.

Em suma

Atingir seus objetivos de transformação digital não é um processo rápido ou fácil, mas exige uma estratégia coordenada e de longo prazo. No entanto, ao estabelecer um orçamento com escopo e gerenciamento apropriados, você ajudará a se preparar para o sucesso desde o início e apoiará uma mudança de mentalidade que ajudará a garantir que seu investimento seja direcionado, onde trará os maiores benefícios em cada estágio do seu negócio. viagem. Lembre-se de continuar assim!

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Luiz Presso
Luiz Presso