Atalhos para melhores metadados de conteúdo

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Organizações e marcas prosperam em fortes repositórios de ativos de marketing digital. Encontrar o que você está procurando, no entanto, pode ser um desafio. Aprenda a melhorar seus metadados – e a eficiência de sua equipe.

Os metadados existem desde que Callimachus inventou os Pinakes na Biblioteca de Alexandria. Mas agora, não estamos mais catalogando pergaminhos. Nas empresas digitais de hoje, os volumes de arquivos podem eclipsar facilmente as dezenas de milhares de itens mantidos naquele repositório antigo. Sem uma solução mais sofisticada para descrever e registrar propriedades, também podemos estar usando pincéis de papiro e cana.

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Os metadados são essenciais para permitir que as pessoas encontrem rápida e facilmente os arquivos que estão procurando. Quando aplicados com eficiência, os metadados aprimoram quase todos os fluxos de trabalho de marketing e criativos – além de aumentar o valor de seus ativos digitais. Não importa quanto dinheiro seja investido em um documento, vídeo, foto, logotipo, faixa musical, apresentação ou folheto, esse dinheiro será desperdiçado se o material não puder ser encontrado.

Os sistemas de metadados dependem de uma estrutura ou esquema para a entrada de dados descritivos. Essa estrutura pode variar dependendo do tipo de conteúdo armazenado; por exemplo, as fotos podem ter campos como o nome do fotógrafo, data, legenda e palavras-chave.

Os campos geralmente se enquadram em duas categorias:

  1. Texto livre – que permite aos usuários inserir informações como IDs de produtos, números de trabalhos,
  2. Títulos de ativos e listas de vocabulário controlado (CVLs) – que exigem que os usuários selecionem de uma lista de opções predefinidas.

As CVLs melhoram a consistência, eliminam erros de ortografia e unificam informações e podem assumir a forma de campos de preenchimento automático, caixas de seleção, listas suspensas e seleções múltiplas. palatos, se gerenciados corretamente.

Políticas e processos são vitais para criar estruturas de metadados. Uma abordagem estratégica para criar e selecionar metadados garante que o conteúdo marcado seja organizado, localizável e compartilhável durante todo o seu ciclo de vida.

Essas políticas e processos também devem se basear nos recursos técnicos de sua organização e nas necessidades de seus usuários.

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[Image Source]

Melhorando o gerenciamento de metadados

As plataformas de gerenciamento de ativos digitais (DAM) são construídas para facilitar a criação, a catalogação, a distribuição e o rastreamento de uma ampla variedade de conteúdo, da fotografia ao vídeo e tudo mais. Eles também podem ser incrivelmente úteis para otimizar seu sistema de metadados.

Aqui estão algumas dicas que garantirão que todos os seus metadados sejam relevantes, instintivos e precisos:

Adote a abordagem Goldilocks para vocêr estrutura.

Esteja você começando do zero ou corrigindo e aprimorando um sistema de metadados existente, é vital que sua taxonomia e processos façam sentido para seus usuários. Você quer ter o número certo de campos sem ser excessivo. Muito controle sobre o processo de entrada pode atrapalhar o potencial do seu sistema, enquanto muito pouco pode convidar o caos.

Você também deve tornar seu esquema altamente intuitivo. Se você está encontrando campos vazios em seus metadados, por exemplo, pode ser porque as opções não foram auto-explicativas para o usuário. Uma dica é deixar “none” ou “null” como uma opção, para que você possa diferenciar entre uma resposta ignorada e um usuário confuso.

Os tipos certos de CVLs garantem precisão e consistência. Descubra como os usuários já estão pesquisando ou pensando nos ativos digitais da sua organização e incorporando essa lógica ao seu sistema de entrada de metadados.

Realize sessões de brainstorming para melhorar seus metadados.

Outra ótima maneira de definir ou melhorar seus metadados é fazer um brainstorm com grupos de usuários. Tudo que você precisa é de um post-it® anotações, impressões de seus ativos e um grande prato de biscoitos. As impressões dos ativos darão aos seus voluntários algo para reagir e o Post-it® notas são para o exercício de metadados interativos. Os cookies são para atrair seus voluntários (10 a 15 pessoas são ideais) para participar!

Para iniciar a sessão, selecione 20 a 40 ativos que representam propriedades comuns em sua biblioteca. Monte esses ativos na parede em grupos e, em seguida, faça estas perguntas aos voluntários do usuário:

  • O que cada ativo está destacando?
  • Como você usaria cada ativo; ou seja, para que você usa cada recurso?
  • O que é mais importante para você sobre cada ativo?
  • Em um estado ideal, qual termo você procuraria para encontrar cada um desses ativos?

Peça aos participantes que escrevam respostas de uma palavra no Post-it® notas e afixe ​​essas notas a cada grupo de ativos. Após 45 a 60 minutos, revise essas respostas em grupo e esclareça as respostas que não são claras. (É importante observar que, apenas porque um termo é proposto, ele não deve necessariamente ser afetado. Pode ser relevante apenas para uma ou duas pessoas.)

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No final de suas sessões de brainstorming, você terá ótimas informações para sua taxonomia de metadados e sua estratégia de CVL. Ao organizar suas sessões, lembre-se de que você deve pensar globalmente, tornando sua base de voluntários o mais diversificada possível, tanto do ponto de vista geográfico quanto da descrição do trabalho, para que suas conclusões sejam relevantes para o maior número de usuários.

Utilize os recursos do seu Digital Asset Management.

Se você possui metadados, mas não está organizado em CVLs utilizáveis, seu DAM deve poder automatizar sua criação. Siga esses passos:

  1. Exporte seus ativos do DAM usando uma função de pesquisa de todos os ativos.
  2. Revise sua exportação em busca de padrões em seus metadados. Você procurará itens que possa controlar, como criação de cores, erros de ortografia, espaços em branco, opções de palavras e inconsistências.
  3. Se o seu DAM suportar esse recurso, crie um campo de metadados CVL, selecionando um tipo de campo que melhor atenda seus usuários e suas necessidades.
  4. Copie os nomes dos arquivos da sua exportação e cole-os no seu DAM.
  5. Editar em lote seus recursos com os valores anteriores e altere-os para seus novos valores CVL.
  6. Remova o campo de metadados anterior, certificando-se de que não está sendo usado em outro lugar, como em uma pesquisa de destaque ou uma integração de API.
  7. Renomeie o nome para exibição do novo campo de metadados CVL.

Automatize seu processo de mapeamento.

Se os metadados residirem em vários sistemas de martech, sua DAM pode automatizar o processo de unificação, eliminando uma enorme quantidade de trabalho manual. O mapeamento – o processo de associação de valores ou campos consistentes de um sistema para outro – pode ser realizado como uma importação única ou em uma base contínua, conforme desejado.

Muitas plataformas DAM têm funções que iniciarão automaticamente o processo de mapeamento entre os sistemas populares de martech. Se você trabalha com fotógrafos que usam o Adobe Bridge, Lightroom ou Photoshop, o DAM provavelmente poderá importar tags de metadados com apenas alguns cliques do mouse. Este é um ótimo modo de economizar tempo. Com outros sistemas menos populares, suas equipes podem utilizar a importação de API da plataforma DAM para criar suas próprias integrações, com uma pequena ajuda do departamento de TI.

Automação de mapeamento do cliente

[Image Source]

Atribua ou crie fluxos de trabalho de metadados adequados.

Toda organização deve ter políticas para definir quem é responsável pela criação de metadados e quando. É comum que os ativos sejam etiquetados quando carregados no DAM ou em outro repositório. Esta etapa pode ser realizada pelo indivíduo que está carregando os arquivos, pelo administrador do sistema ou por outro membro da equipe.

Embora um administrador de DAM em período integral possa garantir que os campos de metadados sejam preenchidos corretamente, há momentos em que eles precisam de ajuda com a carga de trabalho ou os ativos exigem conhecimento especializado. As organizações podem distribuir as responsabilidades entre vários conjuntos de pessoas, por exemplo, criadores, designers e supervisores. Os fluxos de trabalho podem ser configurados para ajudar a notificar os indivíduos sobre novos ativos que requerem atenção.

Os uploads em lote e as funcionalidades de edição em uma DAM também podem ser usados ​​para preencher campos em vários ativos de uma só vez. Durante o mapeamento de metadados, os dados do arquivo incorporado são automaticamente puxados para os campos à medida que os arquivos são importados, tornando o processo de preenchimento manual de campos muito menos trabalhoso.

É necessária uma revisão frequente

É importante lembrar que os sistemas de metadados, estruturas e taxonomias evoluem com o tempo. Assim como ativos, prioridades e comportamentos de pesquisa mudam, também mudam os termos de metadados e as estratégias de governança por trás deles. Revisões mensais de preocupações com metadados não são muito frequentes.

Seu fornecedor de DAM pode ser seu recurso obrigatório para obter conselhos, feedback e práticas recomendadas para gerenciamento de metadados. Infelizmente, Callimachus não tinha especialistas externos para ajudá-lo a criar o primeiro sistema de metadados do mundo. Ao ficar a par das técnicas mais recentes e atualizar suas estratégias de metadados quando necessário, no entanto, o valor de seus repositórios será liberado – e esse é um objetivo extremamente valioso, independentemente do milênio em que você vive.

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Luiz Presso
Luiz Presso