Como escolher as melhores soluções de gerenciamento de conteúdo em nuvem

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Em nosso blog anterior, discutimos os motivos pelos quais as empresas estão migrando para soluções de gerenciamento de conteúdo baseadas em nuvem. Neste blog, vamos cobrir os recursos e capacidades que você deve procurar ao selecionar uma plataforma de gerenciamento de conteúdo em nuvem.

Vamos começar com uma nova perspectiva sobre a questão “o que é gerenciamento de conteúdo em nuvem?”. Com o foco do Enterprise Content Management (ECM) tradicional nos aspectos técnicos do gerenciamento de conteúdo empresarial, o foco dos sistemas de gerenciamento de conteúdo baseado em nuvem se expande para incluir os casos de uso de como esse conteúdo pode ser aplicado aos seus processos de negócios.

Ouvimos muito sobre “big data”, mas nem tanto sobre “big content”. Ainda assim, o valor comercial contido nas vastas quantidades de conteúdo corporativo que você está criando a cada dia é tão grande – se não maior – do que o valor em seus dados. Tanto o big data quanto o big content enfrentam o mesmo desafio: são tantos que torná-los acessíveis e disponíveis, ao mesmo tempo que fornecem governança abrangente, é difícil.

Onde o ECM tradicional cria repositórios centrais para conteúdo e impõe trabalho extra aos usuários para marcar e categorizar o conteúdo, a nova geração de software de gerenciamento de conteúdo em nuvem inverte o paradigma para disponibilizar o conteúdo automaticamente quando e onde o usuário precisar. Isso não significa que não haja controle central do conteúdo. Isso significa que microsserviços conhecidos como serviços de conteúdo desempenham um papel principal na identificação, classificação e distribuição de conteúdo para as pessoas e processos que precisam.

Os serviços de conteúdo em nuvem são fornecidos como um conjunto de produtos de gerenciamento de conteúdo integrado ou como aplicativos separados que compartilham APIs e repositórios comuns. Esses serviços de conteúdo podem lidar com qualquer tipo de conteúdo e qualquer tipo de dispositivo. No entanto, seu ponto forte está na capacidade de ser customizado para qualquer caso de uso de negócios e entregue diretamente nos aplicativos de negócios que seus funcionários estão usando. Dessa forma, o gerenciamento de conteúdo em nuvem quebra os silos de informações e alivia a carga de gerenciamento de conteúdo da equipe, aumentando drasticamente a acessibilidade e o valor do conteúdo corporativo.

Vamos dar uma olhada nas operações de manutenção como exemplo. No passado, um engenheiro de manutenção abria sua máquina pela manhã para ver as ordens de serviço em vigor. Para qualquer reparo, o engenheiro pode ter que acessar vários sistemas diferentes para recuperar todas as informações de que precisam para realizar seu trabalho. Esse processo não é apenas demorado, mas também cheio de possíveis erros. Freqüentemente, o engenheiro não saberá se eles estão trabalhando na versão correta, atualizada e precisa de um documento.

É um cenário muito diferente quando a organização implantou um sistema de gerenciamento de conteúdo em nuvem. Agora o engenheiro vai para seu próprio painel personalizado que exibe todas as suas tarefas. As informações mais recentes e precisas de que precisam para cada trabalho são facilmente acessíveis por meio do painel. Eles podem ver rapidamente se têm todas as informações de que precisam e se estão lidando com o conteúdo correto. As operações de manutenção tornam-se mais rápidas e eficientes, resultando em um rendimento e produção mais rápidos. Com o Instituto Nacional de Padrões e Tecnologia (NIST) estimando que a manutenção pode representar até 70% dos custos dos produtos vendidos, os benefícios do gerenciamento de conteúdo baseado em nuvem tornam-se claros.

Então, o que você deve procurar em uma plataforma de gerenciamento de conteúdo em nuvem?

Compreender os tipos de gerenciamento de conteúdo na nuvem

Não tão rápido! Você precisa começar entendendo que existem graus de gerenciamento de conteúdo em nuvem. No final, existem serviços simples de compartilhamento de arquivos – como o Dropbox – que oferecem pouco em termos de funcionalidade ou governança corporativa. Na faixa intermediária, existem ferramentas para permitir a comunicação na web, móvel e omni-channel. Você pode pensar neles como extensões ricas em recursos dos sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS) usados ​​para desenvolver sua presença na web não há muito tempo. Na extremidade superior, e o foco deste blog, está o que você poderia considerar como gerenciamento de conteúdo corporativo baseado em nuvem. Essas são as soluções projetadas para liberar o valor de todo o conteúdo de sua organização – e muitas vezes além. Os recursos desse tipo de solução de gerenciamento de conteúdo em nuvem são muito mais integrados aos seus processos de negócios para ajudar a automatizar o processo e garantir o fluxo de informações quando e onde for necessário. Hoje, a maioria das organizações busca uma plataforma de gerenciamento de conteúdo em nuvem – como a OpenText Extended ECM Platform ou OpenText Documentum – para fornecer esses recursos.

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Os principais recursos de gerenciamento de conteúdo em nuvem

Qualquer sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo deve ser capaz de coletar, armazenar, gerenciar, entregar e controlar informações em todas as etapas do ciclo de vida do conteúdo digital. No entanto, há vários recursos além do gerenciamento de conteúdo básico que são importantes quando você seleciona uma plataforma de gerenciamento de conteúdo em nuvem. Esses incluem:

Usabilidade de conteúdo

Uma plataforma de gerenciamento de conteúdo em nuvem deve disponibilizar informações com segurança a qualquer momento, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Mas a acessibilidade é apenas um dos recursos de usabilidade que você deve procurar. Tão importante quanto é a capacidade de sua plataforma de ajudar a customizar e personalizar a experiência do usuário. Não é apenas quando e onde, mas quão o conteúdo é entregue. A maior inovação em torno da tecnologia de serviços de conteúdo é o fato de que o conteúdo agora se torna uma parte natural do fluxo de trabalho do funcionário. Eles não procuram as informações de que precisam; deve estar instantaneamente disponível para eles.

Integração e automação de processos

A chave para os serviços de conteúdo em nuvem é a capacidade de reunir processo e conteúdo. Anteriormente, os funcionários precisavam gastar tempo fisicamente procurando e recuperando o conteúdo de que precisavam. Agora, esse conteúdo está disponível para eles de forma rápida e eficiente. O resultado é que a plataforma de gerenciamento de conteúdo em nuvem pode ajudar a remover muitas das etapas manuais em um processo para conduzir melhorias de automação e produtividade em processos de negócios centrados em conteúdo.

Segurança da informação e proteção de dados

A plataforma de gerenciamento de conteúdo em nuvem deve fornecer controle de informações, segurança e privacidade profundamente incorporados, automatizados e inteligentes. Com o surgimento do GPDR e novas regulamentações de proteção de dados em todo o mundo, sua plataforma precisará ser capaz de identificar e gerenciar conteúdo onde quer que seja criado, armazenado e usado. Na verdade, apenas um serviço baseado em nuvem de um grande provedor de gerenciamento de conteúdo em nuvem provavelmente será capaz de lidar com a localização do armazenamento de dados necessária para uma grande empresa cumprir os regulamentos globais de segurança e privacidade de dados.

Flexibilidade e escalabilidade

Não é apenas a quantidade de conteúdo que está crescendo, mas também o número de fontes de conteúdo. Já se passou muito tempo desde que pudemos controlar os negócios por trás do firewall corporativo. É essencial para praticamente todas as empresas compartilhar informações com seus parceiros comerciais e clientes, bem como usar fontes de conteúdo, como mídia social, para entender o sentimento do cliente e os sinais de demanda. A solução de gerenciamento de conteúdo baseada em nuvem que você selecionar deve ser capaz de suportar e integrar perfeitamente com a mais ampla gama de fontes de dados. Além disso, ele precisa da escalabilidade praticamente ilimitada da nuvem para atender às demandas de informações de sua equipe e da comunidade de parceiros comerciais.

Inteligência de conteúdo

Os avanços nas técnicas de inteligência artificial (IA), incluindo aprendizado de máquina (ML) e redes neurais profundas, permitiram inovações para cenários de classificação, produtividade e automação. As melhores plataformas de gerenciamento de conteúdo em nuvem incorporam IA para automação com ferramentas nativas de aprendizado de máquina que ajudam a TI e sua equipe a automatizar a indexação e recuperação de conteúdo. Isso não apenas torna o conteúdo mais gerenciável, mas também garante que qualquer conteúdo possa ser rapidamente exibido quando necessário, independentemente de onde esteja armazenado.

Entrega em contêineres

A base da nova geração de serviços de conteúdo leve é ​​uma combinação de microsserviços e conteinerização. Os microsserviços decompõem as soluções monolíticas de gerenciamento de conteúdo do passado em componentes e funções menores. A conteinerização permite que eles sejam empacotados em aplicativos ‘autônomos’ que podem ser implantados rapidamente em qualquer combinação e em qualquer ambiente de TI. Ao selecionar uma solução de gerenciamento de conteúdo baseada em nuvem, é extremamente vantajoso selecionar uma que seja construída em torno de serviços de conteúdo em contêineres, pois isso garantirá que você possa facilmente injetar conteúdo na mais ampla gama de aplicativos na mais ampla gama de plataformas, incluindo públicas e nuvens privadas.

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Luiz Presso
Luiz Presso