Como selecionar o melhor provedor de fax digital em 2020

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O fax tem sido a força vital das comunicações seguras de organizações em todos os setores por décadas, mas a tecnologia evoluiu muito além das máquinas movidas a papel.

O que é fax digital?

As soluções de fax digital de hoje enviam documentos de computadores, dispositivos móveis e impressoras multifuncionais. A equipe que recebe um fax digital o receberá diretamente na caixa de entrada, aumentando a segurança. A entrega e transmissão digital de fax também significa que os custos são substancialmente reduzidos em relação ao fax em papel, enquanto a eficiência é muito melhor.

Resumindo, os benefícios são um caso muito convincente para mudar sua infraestrutura atual para soluções de fax digital.

4 coisas importantes para procurar em um provedor de fax digital

Embora as organizações possam inicialmente migrar para soluções de fax digital para remover o custo e a ineficiência de seus processos centrados em conteúdo, esta tecnologia oferece um caminho suave para comunicações e compartilhamento de informações como parte de iniciativas maiores de transformação digital. É por isso que trabalhar com o provedor de fax digital certo é tão importante.

Aqui estão quatro coisas importantes a levar em consideração ao iniciar sua pesquisa:

1. Opções de implantação flexíveis

Existem quatro tipos de implantações de serviço de fax digital: local, nuvem, híbrido e serviços gerenciados.

Servidores de fax digital local mantenha tudo sob seu controle físico direto, incluindo o software e as conexões de telefonia de fax no local. Os motivos comuns para a seleção de implantações locais geralmente envolvem requisitos regulamentares ou de segurança.

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Serviços de fax na nuvem são onde o provedor de soluções hospeda o software do servidor de fax em um data center seguro. Os serviços de fax online ou em nuvem cuidam da manutenção, das atualizações e, normalmente, fornecem alta disponibilidade / recuperação de desastres do serviço. Em vez de incorrer em um custo inicial de licenciamento com manutenção, os serviços em nuvem normalmente utilizam modelos de assinatura ou de crédito pré-pago. O fax em nuvem está crescendo em popularidade, classificado como um segmento em crescimento pelo Gartner.

Soluções de fax híbrido são, como o nome sugere, uma mistura de servidores de fax locais com infraestrutura de transmissão de fax em nuvem. Isso mantém os dados sob seu controle direto, mas elimina a carga de TI de gerenciar a infraestrutura de transmissão de telefonia.

Serviços gerenciados por fax implanta o software do servidor de fax em um datacenter hospedado pelo fornecedor ou de terceiros, gerenciado pelos recursos do fornecedor como uma solução de fax hospedada. Ele combina a tecnologia de fax com especialistas de um parceiro confiável e experiente para implementar, gerenciar e monitorar uma implementação de fax digital. Os serviços gerenciados por fax oferecem a experiência, o suporte ao processo e a infraestrutura técnica para atender às necessidades atuais e futuras de fax da empresa.

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A solução certa para sua organização dependerá de suas necessidades específicas, no entanto, é melhor falar com um provedor que tenha todas as quatro possibilidades para que você tenha flexibilidade e um caminho de migração fácil se desejar começar no local e, em seguida, fazer a transição para a nuvem mais tarde.

2. Compromisso, investimento e inovação contínuos

O provedor de fax digital com o qual você trabalha deve ser capaz de demonstrar experiência no design de soluções de fax digital e vontade de evoluí-las para atender às necessidades em constante mudança do ambiente empresarial. Seus produtos devem combinar recursos poderosos com a escalabilidade, disponibilidade, capacidade e confiabilidade de que você precisa para atender aos seus requisitos de fax digital hoje e no futuro. É essencial que as soluções de fax digital que você seleciona sejam projetadas com os mais altos níveis de segurança, privacidade de dados e conformidade incorporados desde o início. Peça para ver seu roteiro para entender totalmente como eles estão se desenvolvendo para atender às necessidades dos negócios digitais.

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3. Capacidades de integração incomparáveis

As organizações procuram cada vez mais integrar o fax digital em seus aplicativos e comunicações empresariais para permitir o processamento de ponta a ponta de fluxos de trabalho centrados em documentos. Os melhores provedores de fax digital oferecem soluções que oferecem integração perfeita com uma ampla gama de aplicativos corporativos, como sistemas ERP, CRM ou ECM. Além disso, algumas soluções de fax digital apresentam integrações específicas da indústria, incluindo a integração de Electronic Medical Record (EMR) no setor de saúde. Procure um fornecedor com parceiros de tecnologia que forneçam integrações certificadas para aplicativos e ferramentas de desenvolvedor robustas para integrar facilmente aplicativos legados.

4. Parceiro estratégico de confiança

As organizações procuram “mais do que apenas uma empresa de fax”. Eles procuram um parceiro estratégico de confiança que entenda seus negócios hoje e possa crescer com eles conforme suas necessidades evoluem. Seja combinando fax com tecnologia de captura, repositórios de conteúdo ou comunicações omnicanal integradas, procure um provedor que ofereça a profundidade e a amplitude de serviços para resolver os desafios de gerenciamento de informações em toda a organização como seu consultor confiável.

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Luiz Presso
Luiz Presso