Como selecionar o melhor serviço de fax em nuvem em 2020

Como selecionar o melhor serviço de fax em nuvem em 2020

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Em um blog anterior, definimos um serviço de fax em nuvem e seus benefícios. À medida que os volumes de fax continuam a crescer, mais e mais organizações buscam o menor custo e conveniência dessa abordagem. Então, o que você deve procurar no melhor serviço de fax em nuvem?

Fragmente sua máquina de fax com hardware, papel e toners, vá para o fax digital e peça a alguém para cuidar dele. É fácil ver por que os serviços de fax em nuvem se tornaram tão populares. Pesquisas da Arizton sugerem que serão US $ 2,4 bilhões até 2022 – e está crescendo rapidamente.

A Techradar atribui esse sucesso à natureza “a qualquer hora e em qualquer lugar” do fax na nuvem, dizendo: “Agora você pode obter serviços de fax baseados na Internet (também conhecidos como” fax na nuvem “) que funcionam totalmente on-line sem a necessidade de hardware. Em outras palavras, você pode jogar a máquina de fax suja no meio-fio. Além disso, a maioria dos serviços inclui aplicativos móveis, que permitem ao trabalhador enviar e receber faxes enquanto estiver fora do escritório – de fato, de praticamente qualquer lugar. ”

No entanto, é importante observar que nem todos os serviços de fax na nuvem são criados da mesma forma. O melhor serviço de fax para você dependerá de seus requisitos específicos. E isso também ajudará a esclarecer o que você deve procurar em um provedor de serviços de fax em nuvem.

O que é um serviço de fax em nuvem?

Em um nível básico, um serviço de fax em nuvem é um mecanismo para enviar e receber fax via Internet. Ele permite remover completamente sua infraestrutura interna de fax e, em vez disso, recorrer aos recursos de um provedor de serviços de fax para entregar suas comunicações por fax.

Estamos realmente falando de fax como um serviço em nuvem (ou SaaS) e isso é alcançado de uma de duas maneiras. Primeiro, você pode enviar e receber faxes por e-mail. Este serviço de fax digital permite criar o fax no seu aplicativo de email. Como a mensagem é endereçada determina como a mensagem é enviada – o que significa que uma mensagem com o endereço [email protected] será enviada do aplicativo de email como um fax seguro – não um email! O assunto do seu email é o assunto do documento enviado por fax. O corpo da mensagem é o corpo do documento enviado por fax – e assim por diante. Você pode anexar um arquivo à mensagem de fax como faria com um email – é fácil e rápido! Este exemplo é a abordagem do OpenText ™ Fax2Mail ™. Como alternativa, você pode enviar fax por meio de um portal baseado na Web. Neste serviço de fax em nuvem, você usa formulários e carrega prompts no portal online para lidar com mensagens recebidas e enviadas.

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A partir daí, o serviço de fax em nuvem que você selecionar é mais sobre os recursos necessários. No nível básico, existem serviços de fax em nuvem gratuitos que permitem fax rápido e barato. O serviço é muito básico e improvável de atender às necessidades da empresa. Acima disso, há uma variedade de serviços de fax digital baseados em nuvem que apresentam vários recursos, como relatórios e arquivamento básicos. Esses serviços têm benefícios ao lidar com pequenas cargas de trabalho de fax não críticas.

No entanto, o uso de fax é mais forte em indústrias fortemente regulamentadas, como saúde, setor público e serviços financeiros. Isso requer serviços de fax em nuvem de ‘nível empresarial’ que realmente espelham todos os recursos que você espera de um servidor de fax digital local. O melhor serviço de fax terá um conjunto abrangente de recursos em termos de desempenho, segurança, continuidade dos negócios e escalabilidade.

Como selecionar o melhor serviço de fax em nuvem

Para os fins deste blog, focarei nos serviços de fax em nuvem da empresa e no que um provedor de serviços de fax em nuvem deve oferecer. O componente principal de um serviço de fax em nuvem incluirá:

Escalabilidade e desempenho

Os limites de página são uma desvantagem significativa de alguns serviços de fax online. O melhor provedor de fax deve permitir que você aumente e diminua seus volumes de acordo com a demanda comercial. O serviço de fax em nuvem deve oferecer escalabilidade praticamente ilimitada com o desempenho e a confiabilidade necessários para a empresa.

Continuidade de negócios

O envio de fax é frequentemente de missão crítica – especialmente em áreas como serviços de fax em nuvem compatíveis com HIPAA na área de saúde -, portanto, a disponibilidade contínua pode ser uma prioridade. O serviço de fax em nuvem que você selecionar deve oferecer níveis de disponibilidade de 99,95% e até mais além. O provedor de serviços em nuvem deve ter estratégias claras de continuidade de negócios e recuperação de desastres e consagrá-las com um SLA. Alguns dos melhores provedores de fax têm sua própria infraestrutura de nuvem privada – como o OpenText Cloud – para garantir o controle total do desempenho e da disponibilidade do sistema.

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Integração empresarial

O uso de um serviço de fax digital como o fax na nuvem oferece a oportunidade de ir além da troca de informações. Ele permite que os dados contidos no fax fluam automaticamente para dentro e para fora dos principais aplicativos de back-end, como ERP, CRM, contas ou outros sistemas de linha de negócios – para automatizar e otimizar seus processos de negócios. O provedor de serviços de fax em nuvem deve poder oferecer uma ampla variedade de integrações nativas e ferramentas de API como parte de sua solução.

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Suporte multiplataforma

Garanta que seus serviços de fax em nuvem suportem a mais ampla variedade de pacotes de e-mail e área de trabalho para facilitar e agilizar a troca de dados e a integração de novos usuários.

Fax híbrido

Essa área geralmente é negligenciada, mas, para muitas organizações, a adoção de um serviço de fax em nuvem não é sua única capacidade de fax. Muitas empresas escolhem o fax em nuvem para fax de transmissão de baixo custo, mantendo um recurso de fax digital no local para fax seguro e essencial para os negócios. Outros ainda possuem uma herança de servidores de fax no local combinados com serviços de fax na nuvem para transmissões de fax. . Os melhores serviços de fax em nuvem permitem uma abordagem híbrida flexível, na qual seu serviço de fax em nuvem se integra aos recursos de fax no local.

Quais são os benefícios de um serviço de fax baseado em nuvem?

Há vários benefícios importantes ao usar um serviço de fax em nuvem que pode ser categorizado em três áreas principais:

Menor custo total de propriedade (TCO)

O serviço de fax na nuvem elimina os servidores de fax, máquinas de fax, hardware, software, consumíveis e custos de telecomunicações. Ele pode eliminar muitos dos seus processos manuais de fax, aumentando a produtividade dos negócios e reduzindo os erros que podem levar a retrabalhos dispendiosos. Além disso, o provedor de serviços de fax em nuvem pode oferecer escalabilidade, confiabilidade e desempenho por uma fração dos custos de infraestrutura de fax no local. Saiba mais sobre a economia de custos e o ROI de um serviço de fax em nuvem.

Simplicidade

Além de aumentar a produtividade e a eficiência dos usuários, os melhores serviços de fax em nuvem permitem a automação de processos. A integração de aplicativos corporativos permite que as informações fluam de maneira rápida e segura nos aplicativos corporativos. O provedor de serviços de fax em nuvem deve fornecer uma infraestrutura em nuvem escalável e robusta para garantir que o serviço de fax seja sempre necessário. Os melhores provedores de fax permitem que você atenda a todas as suas necessidades de fax e comunicação digital de um único fornecedor confiável.

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Processos de fax aprimorados

Ao integrar-se a uma ampla gama de aplicativos corporativos, bem como pacotes de email, dispositivos móveis e computadores, o serviço de fax em nuvem reduz os ciclos de negócios, automatizando e otimizando seus processos e fluxos de trabalho. O resultado é uma produtividade e colaboração aprimoradas dos negócios, que levam a uma experiência aprimorada do cliente.

Benefícios de um serviço de fax em nuvem
Figura 1: Benefícios de um serviço de fax em nuvem

Como selecionar o melhor provedor de serviços de fax

De acordo com o Business News Daily: “Bons provedores de serviços de fax apresentarão uma combinação dessas três coisas: recursos seguros de entrada e saída de fax, uma interface fácil de usar ou integração com serviços existentes e excelente atendimento ao cliente”.

Não podemos discutir com nada disso. Gostaríamos de adicionar mais algumas coisas que você pode desejar do seu provedor de serviços de fax em nuvem.

Experiência na indústria

Um elemento-chave dos serviços de fax em nuvem da empresa é a experiência que o provedor de fax possui em seu setor específico. Ao lidar com indústrias fortemente regulamentadas, como serviços de saúde ou financeiros, o serviço deve ser capaz de atender às necessidades e requisitos regulamentares exclusivos desse setor. Por exemplo, os serviços de fax em nuvem compatíveis com HIPAA são essenciais ao lidar com comunicações entre médicos, hospitais e outros profissionais de saúde.

Análise e relatórios

Como o fax continua sendo um método vital e importante das comunicações comerciais diárias, o provedor de serviços de fax em nuvem deve ser capaz de fornecer visibilidade das principais métricas de desempenho para gerenciar o fluxo contínuo de informações. Por exemplo, o OpenText Fax2Mail Analytics fornece uma visão abrangente das transações na rede de fax OpenText Cloud, o que permite às empresas acessar, analisar e identificar facilmente o desempenho do sistema, estatísticas de volume e informações de entrega.

Uma solução de comunicação omnichannel completa

Os melhores provedores de serviços de fax em nuvem da empresa podem criar uma infraestrutura omnichannel em torno de fax, notificações, voz, email, web e mensagens instantâneas na nuvem. Um único fornecedor para todos os requisitos reduz o custo e maximiza a eficácia de seus recursos de comunicação.

Leia um novo relatório da IDG para saber por que as empresas resilientes estão recorrendo aos serviços de fax na nuvem para fornecer fax de mesa remoto seguro, melhorar a eficiência e reduzir custos.

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Luiz Presso
Luiz Presso