Criando resiliência de comunicação segura na área de trabalho

Criando resiliência de comunicação segura na área de trabalho

cupom com desconto - o melhor site de cupom de desconto cupomcomdesconto.com.br


Os eventos sem precedentes de 2020 mostraram a muitas organizações as falhas em sua infraestrutura. Diante da súbita realidade dos ambientes de trabalho remoto, as organizações que tradicionalmente confiam nos aparelhos de fax para trocar documentos com segurança agora enfrentam um problema sério: os aparelhos de fax estão em escritórios onde os funcionários não estão. Isso significa que não há acesso para enviar ou receber faxes das máquinas.

Problemas com aparelhos de fax não são novos. As máquinas de fax tendem a quebrar, são caras – geralmente exigindo telefonia de cobre dedicada na era da Internet – e consumindo grandes quantidades de toner e papel. No entanto, o fax continua a existir entre setores e fluxos de trabalho porque, se as máquinas funcionarem e você pode acessá-los, ele faz bem o seu trabalho. O fax continua sendo a maneira mais fácil e acessível de obter documentos com segurança de um local para outro rapidamente e de uma forma que outras empresas possam receber com facilidade.

Embora as comunicações diárias tenham migrado amplamente para email e anexos, elas são notoriamente inseguras e não estão em conformidade com os regulamentos de privacidade. Mesmo quando os funcionários são remotos, as linhas de comunicação precisam permanecer abertas e precisam permanecer seguras e compatíveis. Então, como você pode estender o fax para funcionários remotos que não podem mais acessar máquinas em um escritório?

Digitalizando para sobreviver ao agora

O fax digital (também conhecido como fax sobre IP, FoIP, fax na nuvem e servidores de fax) é o casamento perfeito dos pontos fortes clássicos do fax com soluções modernas para seus problemas. Essas inovações abordam diretamente muitos dos problemas enfrentados pelas organizações cujos funcionários foram forçados a teletrabalhar por eventos mundiais.

Leia Também  O que há de novo no OpenText Axcelerate Cloud Edition (CE) 20.2

As soluções de fax digital enviam e recebem fax pela Internet via software ou nuvem, e não por hardware especializado. Isso não significa apenas que você pode se livrar das máquinas antigas, mas também que os funcionários podem acessar a solução de fax de qualquer lugar com uma conexão à Internet. Isso é perfeito para o novo teletrabalho normal – sem necessidade de alcançar um dispositivo no escritório e proteger as comunicações com os dispositivos individuais dos funcionários, independentemente de onde eles estejam.

Como os faxes são entregues eletronicamente para aplicativos protegidos, em vez de depositados em bandejas abertas, o risco de outras pessoas e até mesmo pessoas compartilharem o mesmo espaço, vendo informações que não deveriam (uma violação de todos os regulamentos mencionados acima, quando aplicável) é significativamente menor. Como as soluções modernas de fax digital incluem manutenção centralizada de registros, sua organização terá visibilidade (e uma trilha de auditoria para) de todos os faxes recebidos e enviados, independentemente de onde a solução seja usada.

Adaptação ao trabalho remoto

Por fim, é difícil prever como será o mundo daqui a alguns meses, e muito menos no próximo ano. Existem muitos alvos móveis envolvidos e, como já foi dito, “a única constante é a mudança”. A estratégia mais segura é equipar sua organização para obter o máximo de agilidade.

As soluções de fax digital podem ser acessadas por meio de integrações de email, clientes da Web, aplicativos móveis e conectores EMR / EHR. Isso permite que a equipe se comunique da maneira que melhor se adequa aos fluxos de trabalho, em vez de forçar os fluxos de trabalho a caber no fax.

Leia Também  Que conteúdo de email seus consumidores desejam receber?

Optar por uma implantação hospedada na nuvem torna o armazenamento físico, a manutenção, a segurança e a administração dos servidores de fax um problema de outra pessoa. Ele libera recursos de TI para se concentrar em outras tarefas mais importantes para a missão da sua organização. Os serviços de fax na nuvem incluem recuperação de desastre / alta disponibilidade para garantir que a ferramenta esteja sempre disponível quando você precisar.

cupom com desconto - o melhor site de cupom de desconto cupomcomdesconto.com.br

Setores inteiros estão migrando sua infraestrutura para a nuvem para economizar tempo, frustração e dinheiro. Mesmo que o seu não tenha começado, o fax é o lugar perfeito para começar.

Modernizando para prosperar no futuro

Construir uma infra-estrutura de comunicação mais ágil não paga apenas dividendos quando ocorrem mudanças inesperadas repentinas (temporárias ou permanentes) na maneira como sua equipe trabalha. Ele também coloca sua organização em uma posição mais forte para expandir, adquirir e diversificar. É fácil adicionar capacidade, adicionar sites e até mesmo adicionar novas divisões, especialmente se você optar pela implantação via nuvem.

Capturando todo o potencial do fax moderno

O fax digital não se trata apenas de substituir máquinas de fax, é de libertar a ferramenta de suas limitações e trazer novos recursos. Vincular sua solução de fax digital a uma solução de captura digital realiza seu verdadeiro potencial.

Parte da segurança do fax está na imutabilidade – você recebe uma imagem que é uma cópia exata do documento enviado, nada mais, nada menos. Isso é ótimo para impressão, leitura ou arquivamento, mas agora precisamos fazer mais com nossas informações – o conteúdo do fax precisa ser convertido em dados legíveis por banco de dados e é aí que entra uma solução de captura.

Leia Também  Integração do Salesforce orientada a eventos | MuleSoft Blog

Com a captura, um fax aparece como uma imagem imutável e o software a lê, extraindo informações críticas como números de contas, balanços, resultados de testes, informações de identidade, etc. Em seguida, passa essas informações para o local de sua escolha para ser integrado a todos os tipos de bancos de dados, software de gerenciamento etc.

Fax digital e diagrama de captura

Encontre o seu caminho agora e salte para a frente com o OpenText

A OpenText é a provedora líder de mercado de serviços de fax digital, com soluções disponíveis em implantações locais, híbridas, em nuvem e de serviços gerenciados para atender às necessidades da sua organização. Somos especializados em ajudar as organizações a aproveitar e realizar todo o potencial de grandes quantidades de dados, incluindo a oferta da solução líder de captura digital, que se integra facilmente a uma implantação de fax digital.

Explore como o OpenText ™ RightFax ™, o OpenText ™ Fax2Mail ™ e o OpenText ™ XM Fax podem ajudar sua organização a enfrentar a tempestade atual e transformar as comunicações em algo mais poderoso para construir seu futuro. É hora de construir fundações que o ajudem a sobreviver ao agora e prosperar no futuro.

cupom com desconto - o melhor site de cupom de desconto cupomcomdesconto.com.br
Luiz Presso
Luiz Presso