Digitalização em compras – OpenText Blogs

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Um blog recente sobre ‘The resilient Procurement organization’ descreveu os benefícios de usar OpenText ™ Extended ECM para soluções SAP® em uma situação de aquisição. Como mostra um estudo recente, a digitalização das aquisições está bem encaminhada, mas ainda não foi concluída.

Vejamos isso a partir de uma tarefa típica relacionada ao Purchase to Pay (P2P) – a aquisição de um conjunto maior de componentes de custo substancial usado para a fabricação de equipamentos. O que é preciso para digitalizar esse processo? Como você pode gerenciar a colaboração e automação das informações e documentos relacionados? Como você pode aproveitar as ferramentas e softwares existentes para fazer isso?

Vamos supor que usamos um sistema SAP ERP para executar nosso negócio de compras – Gerenciamento de Materiais, Planejamento de Produção e Finanças. E também vamos supor que não usamos leilão ou uma plataforma específica de Solicitação de Proposta (RFP). Iniciamos nosso projeto de compras com uma Solicitação de Cotação (RFQ). Para oferecer suporte ao RFQ, configuramos um espaço de trabalho para colaboração interna e externa no OpenText Extended ECM para soluções SAP. Nosso objetivo é selecionar a melhor oferta com base em critérios pré-definidos e colaborar interna e externamente com nossa plataforma, reaproveitando o material nos processos de follow on.

Nossos fornecedores podem soltar documentos em uma pasta específica de ECM estendido e o comprador também pode arrastar e soltar todo o material recebido por e-mail. As informações e documentos podem ser acessados ​​de dentro do sistema SAP ou solução de gerenciamento de documentos Content Server. Isso é para facilitar as negociações contratuais e ajustes de documentos e pode ser gerenciado usando a solução de ECM estendido. Depois que um fornecedor é selecionado, um pedido pode ser criado no SAP e os documentos serão atribuídos ao objeto SAP relevante com base nos documentos existentes do processo RFQ no aplicativo Extended ECM.

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Na próxima etapa do processo P2P, uma solução VIM for Business Documents é usada para reconhecer e processar os documentos recebidos como Confirmação de Pedido, Nota de Entrega e Nota Fiscal de Recebimento. Com esta abordagem, o processamento de todos os documentos relacionados no ciclo P2P pode ser suportado. Idealmente, os documentos recebidos podem ser processados ​​sem toque, ou processamento mínimo de toque, se os dados dos documentos recebidos corresponderem aos dados do pedido e esta forma de processamento estiver em conformidade com os processos e procedimentos da organização. Embora uma exceção possa ser levantada com mudanças de data de entrega ou mudanças de preço em uma confirmação de pedido, o agente adequado pode revisar e agir sobre essas exceções, incluindo opções de avaliação e consequências.

Embora a solução VIM para faturas possa ser implementada em um grande número de sistemas de clientes, ela agora pode ser estendida para a solução VIM para documentos de negócios para cobrir outros documentos, como mencionado neste showcase P2P. A boa notícia é que o volume de licença não utilizado pode ser usado para processar esses documentos.

Vale ressaltar também que a solução é altamente personalizável e pode ser ajustada às necessidades individuais. Recomendo começar com uma abordagem de prática recomendada e expandir a partir daí, se necessário. A OpenText Professional Services tem o conhecimento e a experiência para ajudá-lo a gerenciar e obter o máximo de sua solução de ECM estendido. Para saber mais, por favor contate-nos.

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Luiz Presso