Não ignore a tensão da “sobrecarga de informações” em uma força de trabalho recém-remota

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Rotulada como a maior experiência de trabalho em casa do mundo, a pandemia do COVID-19 forçou dezenas de milhões de funcionários em organizações de todos os tamanhos a trabalhar remotamente. Por trás das portas fechadas de apartamentos e casas, milhares de empresas estão tentando descobrir como se manter à tona em um mundo em mudança e mais virtual.

Embora o OpenText ™ tenha sido capaz de mudar rápida e efetivamente para um modelo de trabalho híbrido que permite o trabalho remoto integrado para nossos funcionários, essa não foi uma experiência universal. De fato, mais de um terço (35%) dos funcionários de escritórios sentem que não estão equipados com as ferramentas digitais necessárias para transferir efetivamente seu trabalho para um ambiente remoto.

Para fornecer todo o suporte aos clientes enquanto eles trabalham remotamente, encomendamos uma pesquisa para entender melhor os problemas tecnológicos que as empresas enfrentam à luz da pandemia global. Nossa pesquisa, que pesquisou 12.000 entrevistados em sete países *, revela o impacto global que a “sobrecarga de informações” está causando nos trabalhadores remotos.

Globalmente, quase metade (45%) dos trabalhadores concorda que o número de fontes de informação que eles são obrigados a verificar a cada dia aumentou nos últimos cinco anos – incluindo e-mail, feeds de notícias, calendários, mídias sociais, unidades compartilhadas e muito mais. O excesso de fontes de dados e aplicativos para verificação diária está aumentando os níveis de estresse para quase um terço (31%) dos trabalhadores em todo o mundo.

O mau gerenciamento de informações pode ter implicações significativas na melhor das hipóteses, mas o impacto é muito mais grave se as organizações forem obrigadas a fazer a transição de um grande número de funcionários para um ambiente de trabalho remoto em um curto espaço de tempo. A produtividade é prejudicada quando a equipe lida com problemas de acesso ou perde um tempo valioso procurando o arquivo certo, em vez de se concentrar no trabalho de maior valor. Além disso, com os dados frequentemente residindo em vários sistemas diferentes, os funcionários têm dificuldade em manter-se atualizado com o conteúdo mais recente.

De ‘sobrecarga de informação’ a ​​’vantagem de informação’

As organizações precisam encontrar maneiras permanentes de reduzir a complexidade, simplificar processos e criar experiências envolventes e contínuas para os funcionários. Se as empresas não controlarem seus dados e gerenciarem a ‘sobrecarga de informações’ agora, terão dificuldade em competir em um cenário de negócios ameaçado por interrupções contínuas e deixarão de capitalizar a recuperação econômica quando ela chegar.

A transformação digital deve sustentar a mistura futura de escritório e trabalho remoto. Aqui estão quatro maneiras para as organizações liberarem suas vantagens de informações e aumentar a resiliência organizacional:

Crie uma única fonte de verdade

A pandemia global destacou os desafios de gerenciamento de informações que as empresas enfrentam e está forçando muitos a repensar como operam. As empresas devem remover silos para obter uma visão abrangente de suas informações, incluindo dados estruturados e não estruturados. Com o software de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM), como o OpenText ECM, as empresas podem integrar processos de produção de informações em uma plataforma central para melhorar o acesso às informações, fazer a ponte entre silos de processos isolados e fornecer aos usuários remotos uma única versão da verdade, garantindo a aplicação da governança, onde e como o conteúdo for criado.

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Integre aplicativos líderes

As melhores plataformas de serviços de conteúdo também oferecem aos funcionários remotos acesso a informações de sistemas de origem, como SAP®, Microsoft® Office 365, Salesforce®, Salesforce®, SuccessFactors® e muito mais. A plataforma OpenText ™ Extended ECM introduz a capacidade de identificar, analisar e classificar automaticamente as informações conforme elas são criadas ou ingeridas, usando regras definidas no nível central de gerenciamento de conteúdo. Uma vez classificados, esse conteúdo e dados podem ser facilmente introduzidos nos fluxos de informações, tornando-os facilmente disponíveis para as pessoas e processos que precisam.

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Tornar a colaboração fácil e rotineira

À medida que a crise atual acelera a transformação digital, plataformas flexíveis baseadas em nuvem são vitais. Criticamente, eles permitem que os funcionários colaborem remotamente com seus colegas, independentemente de quais dispositivos ou sistemas operacionais estão sendo usados, e tornam isso possível sem que as empresas precisem gerenciar a TI local. Soluções baseadas em nuvem, como o OpenText ™ Core Share, permitem que os funcionários compartilhem e colaborem com segurança em projetos enquanto trabalham remotamente, com parceiros e clientes por trás e além do firewall corporativo.

Alavancar análises e IA

A realidade é que os processos manuais de classificação e arquivamento são desconexos, subjetivos e propensos a erros, deixando as organizações incapazes de gerenciar efetivamente suas informações. Além disso, a automação de camadas, a análise de dados e a IA fornecem insights de negócios acionáveis, tornando mais rápido e fácil para funcionários, parceiros e clientes remotos acessar as informações corretas para suas necessidades. A plataforma OpenText AI e Analytics utiliza algoritmos de aprendizado de máquina em plataformas de big data para transformar grandes volumes de dados e conteúdo em visualizações de dados de autoatendimento para usuários organizacionais, onde quer que estejam, para aumentar a automação, aumentar a eficiência operacional e maximizar a receita.

Preparando-se para o ‘novo equilíbrio’

A crise do COVID-19 mudou a maneira como vivemos e trabalhamos, e organizações em todo o mundo estão se preparando para novas maneiras de trabalhar que provavelmente serão permanentes. Esse “novo equilíbrio” não será necessariamente um mundo sem escritórios, mas haverá mudanças na maneira como o escritório é usado e como a produtividade é medida. Ter uma estratégia de gerenciamento de informações implementada é parte essencial de uma resposta organizacional, garantindo que sejam ágeis e resilientes e que possam continuar a gerar produtividade e receita.

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Interessado em aprender mais sobre a construção de uma organização resiliente? Você pode encontrar mais detalhes nesta postagem do blog.

Para descobrir mais sobre como o Gerenciamento de informações baseado na nuvem permite uma nova maneira de trabalhar durante períodos de interrupção dos negócios e crise global, faça o download do nosso whitepaper.

Metodologia

* Esta pesquisa foi realizada pelo Google Surveys de abril a maio de 2020. Comissionada pela OpenText, 12.000 pessoas foram pesquisadas anonimamente nos sete mercados a seguir: Canadá (2000 participantes), Reino Unido (2000 participantes), França (2000 participantes), Alemanha (2000 respondentes), Espanha (2000 respondentes), Austrália (1000 respondentes) e Cingapura (1000 respondentes).

Resultados detalhados por geografia

Resultados específicos da pesquisa podem ser encontrados aqui.

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Luiz Presso
Luiz Presso