O que é fax digital? – Definição – OpenText Blogs

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À medida que as empresas se transformam digitalmente, a otimização de processos e fluxos de trabalho centrados em conteúdo se torna uma prioridade. Estamos nos despedindo da máquina de fax tradicional, mas olhando para o desempenho, segurança e estabilidade das tecnologias de fax para melhorar as comunicações entre as organizações e com seus parceiros, fornecedores e clientes. O fax digital é uma ferramenta essencial para compartilhamento e colaboração seguros de informações em muitos setores.

Existe um pouco de anacronismo na maioria dos lares japoneses. Ainda hoje, as famílias japonesas possuem aparelhos de fax. Pode ser que o conjunto de caracteres japoneses dificulte a comunicação por email ou que as famílias japonesas sejam como o toque pessoal de um fax manuscrito. Para o resto de nós, a máquina de fax seguiu o caminho da fita cassete ou do pager (siga este link se você é jovem demais para saber do que estamos falando!).

O próprio fax, no entanto, não persiste. Seu uso está crescendo em muitas empresas. Especialmente em setores regulamentados, como assistência médica, setor público, seguros e finanças, o fax oferece níveis de segurança, conformidade e segurança jurídica que outros métodos de comunicação, como e-mail, ainda não possuem. Mais do que isso, o fax é onipresente nesses setores. Na verdade, é muito conectado às trocas diárias centradas em conteúdo e aos processos de negócios.

Uma pesquisa recente constatou que 89% dos provedores de serviços de saúde dos EUA ainda dependem de aparelhos de fax, mesmo que o setor esteja ciente das deficiências da tecnologia de fax tradicional. É por isso que estamos testemunhando uma rápida mudança para soluções de fax digital – geralmente chamadas de fax sem papel – não apenas para garantir a continuidade dos processos de negócios existentes, mas também para tirar proveito de todo um novo conjunto de recursos que o fax digital torna possível.

Definindo fax digital

Então, o que é um fax digital? O fax digital troca mensagens de fax sem papel, sem máquinas e dispositivos de fax tradicionais. Geralmente chamados de efaxing, os usuários trocam faxes eletrônicos, geralmente em aplicativos de email ou desktop. Os servidores de fax digital permitem a integração perfeita de plataformas corporativas, como SAP e Oracle, para enviar e receber documentos por fax automaticamente.

O fax digital requer conectividade direta ponto a ponto usando a rede telefônica – telefonia analógica, digital ou IP – para trocar dados como uma transmissão de fax segura. O fax digital corporativo centralizado aprimora ainda mais a segurança dos documentos enviados por fax, que geralmente contêm informações sensíveis ou confidenciais, melhorando a conformidade e eliminando o risco de perda de faxes em papel, extraviados ou mal arquivados.

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O servidor de fax digital – como o OpenText ™ RightFax ™ – significa que todos os seus recursos de fax podem ser gerenciados centralmente. Você não precisa mais das despesas de gerenciamento de aparelhos de fax, tinta, toner ou papel.

O fax digital geralmente é enviado e recebido da caixa de entrada de e-mail do usuário – por meio de soluções como o OpenText ™ Fax2Mail ™ – permitindo um novo nível de usabilidade, além de garantir que os problemas dos faxes não sejam transmitidos ou deixados de forma adequada para que não sejam guardados nas bandejas de fax. .

No entanto, embora as organizações possam inicialmente migrar para soluções de fax digital para remover custo e ineficiência de seus processos centrados em conteúdo, são os novos e poderosos recursos do fax digital que estão por trás de seu crescimento contínuo nos negócios. À medida que as empresas em todo o mundo se transformam digitalmente, o fax tradicional representa cada vez mais um aspecto flagrante da transformação digital. Freqüentemente, o conteúdo de um fax em papel precisaria ser redigitado em outro sistema quando fosse recebido. Existem muitas histórias de horror de onde um fax seria recebido em um departamento, digitalizado em um sistema, informações digitadas em outros aplicativos e depois impressas e re-enviadas por fax para outro departamento.

Hoje, o fax digital oferece uma variedade de opções flexíveis para transformar documentos e dados eletrônicos em processos e fluxos de trabalho. Quando uma organização recebe fax digital, o conteúdo pode ser integrado diretamente a aplicativos operacionais e empresariais, como ERP, CRM e sistemas de contabilidade. Veremos como as soluções de fax sem papel estão melhorando os serviços de saúde por meio da integração automática com os sistemas Electronic Medical Record (EMR) em um momento.

À medida que as tecnologias de fax digital e nuvem amadureceram, surgiu um novo tipo de solução de fax digital. O fax na nuvem permite que as organizações removam todos os elementos de uma implantação de fax local e adaptem os serviços de fax na nuvem – como o OpenText Fax2Mail – de um parceiro estratégico confiável.

O crescimento do fax digital

Em suas pesquisas da Market Pulse, a IDG relatou as mudanças nos padrões de uso da tecnologia de fax. Dos faxes digitais que representam 40% de todos os faxes enviados em 2017, esse número havia crescido para 84% até 2019. O maior crescimento das soluções de fax digital foram os serviços de fax em nuvem que mais que dobraram.

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Crescimento de servidores de fax digital e serviços de fax em nuvem gráfico 2017-2019
Figura 1: Crescimento dos servidores de fax digital e serviços de fax em nuvem 2017-2019 (Fonte: IDG)

Para entender um pouco mais sobre a razão por trás desse crescimento no fax digital, é instrutivo dar uma olhada rápida no setor de saúde. No seu relatório, “O futuro do fax na área da saúde é sem papel”, A IDG constatou que no mínimo 50% de toda a comunicação de assistência médica era de fax e que 56% dessa comunicação se deviam à entrega de fax digital. A pesquisa identificou um motivo claro para a adoção de fax digital compatível com HIPAA – a perfeita integração do conteúdo de fax em importantes sistemas de saúde.

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No relatório, o IDG disse: “Uma maioria significativa dos participantes da pesquisa valoriza os recursos de integração do fax digital. Entre os entrevistados, 76% concordaram ou concordaram fortemente com a afirmação de que estão satisfeitos com os métodos atuais de fax sem papel, porque estão integrados ao EMR, ao sistema de back-end ou a outros aplicativos “.

“Ao integrar o fax digital ao EMR, sistemas de gerenciamento de documentos e aplicativos clínicos, uma solução de fax sem papel se torna o dispositivo mais conectado em uma organização, otimizando a troca de informações do paciente, reduzindo custos e aumentando a produtividade”, continuou a empresa.

O que é verdadeiro no setor de saúde também é válido para outros setores, especialmente aqueles que são fortemente regulamentados.

Quais são os benefícios de um fax digital?

À medida que as organizações adotam cada vez mais o fax digital, é importante entender exatamente o que ela oferece à sua empresa. De acordo com o IDC Fax Market Pulse, a mudança das soluções de fax em papel para digital, para processos centrados em conteúdo, oferece vários benefícios importantes.

Benefícios da transformação digital de fluxos de trabalho centrados em conteúdo gráfico
Figura 2: Benefícios da transformação digital de fluxos de trabalho centrados em conteúdo (Fonte: IDC)

Na realidade, as soluções de fax baseadas em papel criam fluxos de informações de baixa qualidade e ineficientes que fazem mais do que diminuir os negócios. Eles criam pontos problemáticos nos negócios que levam a uma perda de competitividade e receita. O melhor software e hardware de fax digital pode ajudar a melhorar o desempenho comercial e operacional por meio do compartilhamento rápido e seguro de informações.

Transformação digital

Produtividade Agilidade nos negócios Integração de aplicativos
Fax em papel
  • Barreira ao processo digital de ponta a ponta
  • Falta de modernização
  • Ineficiente
  • Propenso a erros
  • Demorado
  • Desperdício
  • Processo lento e de baixa qualidade
  • Difícil de escalar
  • Sem recursos de integração
  • Manual, reentrada de dados
Fax digital
  • Facilita processos digitais de ponta a ponta
  • Parte das estratégias de modernização de TI
  • Entrega faxes seguros diretamente para as pessoas (ou sistemas) que precisam
  • Comunicação rápida e eficiente
  • Melhor precisão das informações
  • Sem redigitação manual de dados
  • Escalável para atender todo o crescimento dos negócios
  • Adaptável para atender a requisitos de comunicação variáveis ​​para novos modelos de negócios
  • Integração total com sistemas de email
  • Integração com os principais aplicativos corporativos
Operações Tempo de inatividade Ambiente de TI Custos
Fax em papel
  • Ponto de falha comum, requer atualizações regulares
  • Complexidade dos recursos de consolidação
  • Dados internos e recursos de telecomunicações necessários
  • Problemas de estabilidade
  • Difícil de monitorar e identificar falhas
  • Complexidade da infraestrutura no local
  • Hardware ou licenças desatualizados e caros
  • Custos de gerenciamento e manutenção
  • Custos de recursos técnicos qualificados
  • Custos de ciclo de vida de máquinas e consumíveis
Fax digital
  • Simplifica atualizações e consolidação
  • Centraliza o controle e o gerenciamento
  • Comunicações confiáveis ​​e estáveis
  • Reenviar automaticamente se o serviço for interrompido
  • Infraestrutura centralizada no local ou fax para acesso à Internet
  • Consolidação e simplificação
  • Menor TCO
  • Menor recurso de TI necessário
  • Menor custo em manutenção de equipamentos e praticamente nenhum consumível

Fax digital vs fax em nuvem vs fax híbrido

Muitas organizações iniciaram sua jornada de fax digital substituindo suas máquinas de fax baseadas em papel por servidores de fax digital. Com o desenvolvimento do fax na nuvem, as organizações procuraram implantar serviços de fax na nuvem para os benefícios de escalabilidade, desempenho e custo que oferecem. No entanto, muitos serviços de fax em nuvem – especialmente os serviços gratuitos em nuvem – carecem de recursos empresariais, como integração, automação e privacidade de dados que as organizações exigem.

Hoje, as empresas em todo o mundo procuram implantar soluções de fax híbridas que combinem o melhor dos dois mundos: servidores de fax digital para seus recursos empresariais e serviços de fax na nuvem para transmissão de fax de alto volume e baixo custo. Uma nova geração de soluções de fax híbridas – como o OpenText ™ RightFax ™ Connect com o OpenText RightFax – está facilitando o processo de permitir que uma organização coloque seus recursos de fax nos locais mais adequados para os requisitos de negócios e conformidade.

Saiba mais sobre a gama líder de mercado da OpenText de soluções de fax digital empresarial.

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Luiz Presso
Luiz Presso