O que é gerenciamento de conteúdo em nuvem?

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As primeiras versões de gerenciamento de conteúdo tratavam de controle e minimização de riscos. Eles giravam principalmente em torno das necessidades de gerenciamento de registros e departamentos jurídicos. Pouca atenção foi colocada na experiência dos trabalhadores do conhecimento que criaram e arquivaram o conteúdo real. Essas plataformas não ajudaram na produtividade ou eficiência. Eles exigiam trabalho extra e, como resultado, os usuários muitas vezes encontravam maneiras de não usá-los.

Os tempos mudaram. Uma nova geração de plataformas e aplicativos de serviços de conteúdo é baseada no conceito de que a informação tem uso contínuo e valor em fluxos de trabalho e processos. O conteúdo e os dados precisam estar prontamente disponíveis para conduzir uma empresa dinâmica, e não definhar em silos e cofres isolados.

Essas necessidades de negócios em constante mudança inspiraram aplicativos de serviços de conteúdo que permitem o armazenamento, a recuperação e a distribuição contínuas de informações – ao mesmo tempo que garantem a aplicação das melhores práticas de governança. Automação e IA substituíram o arquivamento e a pesquisa manuais. A experiência do usuário final agora é fácil e discreta. O conteúdo e os dados podem ser capturados automaticamente e exibidos onde necessário, sem intervenção manual. A adoção do usuário não é mais um problema.

Gerenciamento de conteúdo em nuvem definição

A próxima etapa lógica nessa progressão envolve mover esses aplicativos e as informações que eles gerenciam para um ambiente de gerenciamento de conteúdo em nuvem para obter ainda mais agilidade, acesso e controle de custos.

A computação em nuvem é realmente um “acéfalo” para os negócios. Aumenta a agilidade e flexibilidade dos negócios. Ele melhora o desempenho, eficiência, escalabilidade e segurança. Ele permite que as organizações trabalhem melhor com clientes, parceiros e fornecedores. Tudo isso e pode economizar muito dinheiro em comparação com a infraestrutura de TI local tradicional.

Não é surpresa, então, que a computação em nuvem seja virtualmente onipresente nas operações organizacionais agora. As estimativas sugerem que 94% das empresas já usam a nuvem de alguma forma e que mais de 80% das cargas de trabalho corporativas estarão na nuvem em 2022. As organizações desejam explorar a velocidade, flexibilidade e facilidade de implantação e gerenciamento de serviços em nuvem – com mais da metade das empresas gastam mais de US $ 1 milhão anualmente para construir sua infraestrutura. O IDC sugere que os gastos com serviços em nuvem chegarão a quase US $ 500 bilhões em 2023.

Para fornecedores de gerenciamento de conteúdo, como OpenText, faz sentido disponibilizar nossas soluções como um serviço em nuvem. Um sistema de gerenciamento de conteúdo baseado em nuvem oferece aos nossos clientes mais recursos e benefícios, com menos interrupções e custos organizacionais.

Os serviços de conteúdo em nuvem simplificam e aceleram drasticamente um dos conceitos básicos dos aplicativos de serviços de conteúdo – a capacidade de integração com os principais aplicativos que conduzem os processos de negócios (pense em SAP, Microsoft, Salesforce etc.) e os conecte à plataforma central de gerenciamento de conteúdo. A integração permite que as políticas de governança corporativa sejam aplicadas automaticamente a informações previamente isoladas assim que são capturadas ou criadas. Ele cria uma ponte que permite que as informações em silos fluam para os processos e as pessoas que podem usá-las.

À medida que as organizações alcançam um novo nível de disseminação de informações com mais sistemas e aplicativos do que nunca, uma solução de gerenciamento de conteúdo nativa da nuvem facilita o processo de interoperabilidade e quebra as barreiras entre os silos de informações.

Uma nota sobre a disseminação de informações

As organizações enfrentam uma proliferação de informações sem precedentes. Conteúdo e dados estão em toda parte na empresa digital. Novas fontes, tipos e volumes de informações estão entrando e saindo das organizações, geralmente com pouca ou nenhuma governança. Aplicativos e processos especializados estão criando seus próprios conjuntos de dados exclusivos, enquanto o software legado aposentado ainda armazena enormes volumes de conteúdo que pode, ou não, ter valor ou risco.

Os eventos de 2020 exacerbaram a situação, vendo um aumento sem precedentes na popularidade de aplicativos para criar, armazenar, compartilhar e colaborar com informações de locais remotos. O apropriadamente chamado “Expansão de equipes” é uma ligeira variação cunhada para resumir este ponto e tempo.

Os aplicativos de serviços de conteúdo são desenvolvidos com o propósito de solucionar esse problema por meio da integração com os sistemas e processos que produzem esse conteúdo e dados. As melhores práticas de gerenciamento do ciclo de vida podem ser aplicadas, a governança pode ser imposta e as informações podem ser disponibilizadas para outras pessoas na organização que possam se beneficiar delas.

Os sistemas de gerenciamento de conteúdo em nuvem tornam ainda mais fácil conter essa proliferação. Soluções prontas para usar e customizadas podem ser implementadas rapidamente, oferecendo escalabilidade, desempenho e segurança por meio de conexões com uma plataforma de conteúdo centralizada.

O gerenciamento de conteúdo baseado em nuvem também é a escolha certa quando se considera que cada organização tem diferentes graus de expansão – e diferentes caminhos para a nuvem. Nem sempre é possível para as empresas moverem todo o conteúdo para a nuvem por motivos legais, de privacidade ou regulatórios. Na verdade, para a maioria das organizações, uma abordagem híbrida para conter a proliferação de informações é o futuro previsível. Algumas informações e sistemas podem ser mantidos no local e alguns movidos para a nuvem. Até serão usados ​​diferentes tipos de nuvem; privado, público e hiperscaladores como Google, AWS e Microsoft Azure.

A adoção de uma arquitetura híbrida permite que as organizações adotem uma abordagem em fases para mover conteúdo e processos para a nuvem. Os serviços de conteúdo baseados em nuvem são ágeis e flexíveis o suficiente para se adaptarem facilmente a qualquer infraestrutura, permitindo que as empresas se movam em seu próprio ritmo. Como sugere a pesquisa da Forrester, as soluções de gerenciamento de conteúdo em nuvem híbrida são uma excelente etapa de transição, oferecendo muitas das mesmas vantagens em produtividade, segurança e satisfação do cliente que a adoção total da nuvem.

Por enquanto, tudo bem? Como dizemos, isso é tecnologia, então não é tão simples. Em primeiro lugar, nem todos os softwares de gerenciamento de conteúdo em nuvem são criados iguais. Temos que distinguir entre gerenciamento básico de conteúdo em nuvem e gerenciamento de conteúdo empresarial em nuvem.

A primeira categoria, gerenciamento de conteúdo em nuvem, pode ser tão simples quanto serviços de compartilhamento de arquivos como o Dropbox. Eles geralmente têm um propósito limitado, são consumidos e não têm os recursos de integração e segurança de sistemas mais completos.

A segunda categoria é baseada exclusivamente nas necessidades do empreendimento. Essas soluções incluem todas as funcionalidades de desempenho, gerenciamento, segurança, conformidade e continuidade de negócios necessárias para atender aos requisitos de organizações multifuncionais e com várias camadas.

Isso pode soar um pouco como rachar os cabelos, mas não é. As organizações estão percebendo que o primeiro não é mais suficiente para atender aos requisitos atuais de estabilidade, conformidade e privacidade. Como resultado, o nicho de mercado de gerenciamento de conteúdo em nuvem deve encolher um pouco, enquanto o mercado de gerenciamento de conteúdo empresarial em grande escala deve crescer para US $ 43,6 bilhões até 2026.

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Os recursos de uma plataforma de gerenciamento de conteúdo em nuvem

Como vimos, o gerenciamento de conteúdo em nuvem em nível corporativo é uma combinação de serviços de conteúdo nativos em nuvem centralizados com segurança e governança avançadas. Tudo isso é construído em torno de uma plataforma de gerenciamento de conteúdo em nuvem corporativa que pode integrar uma ampla gama de serviços de conteúdo perfeitamente juntos. Esses recursos, de acordo com o Gartner, podem incluir:

Centralização no usuário

A plataforma de gerenciamento de conteúdo em nuvem deve fornecer uma experiência de usuário personalizada e personalizada com mobilidade integrada e consistência entre dispositivos. O usuário não deve ter que procurar as informações, mas encontrá-las exibidas em um único painel ou incorporadas em seu aplicativo principal.

Escalabilidade

A capacidade de uma plataforma baseada em nuvem para aumentar e diminuir rapidamente para atender às demandas de sua força de trabalho e ecossistema estendido de parceiros, fornecedores e clientes.

Proteção de Informação

A plataforma de gerenciamento de conteúdo em nuvem deve fornecer governança de informações, segurança e controles de privacidade profundamente integrados, flexíveis e inteligentes para atender aos requisitos regulatórios e de segurança atuais e futuros.

Tempo rápido para valorizar

O Gartner acredita que a plataforma de serviços de conteúdo deve oferecer a capacidade de gerar valor de negócios rapidamente, citando a disponibilidade de aplicativos pré-construídos e ferramentas baseadas no desenvolvedor cidadão que aceleram a entrega de soluções focadas, projetadas para atender a preocupações específicas de uma organização.

Inteligência

Avanços nas técnicas de inteligência artificial (IA), incluindo aprendizado de máquina (ML) e redes neurais profundas, impulsionaram inovações em cenários de classificação, produtividade e automação. As melhores plataformas de gerenciamento de conteúdo em nuvem incluem a inteligência incorporada para permitir a automação e otimização de processos de negócios baseados em conteúdo.

Uma nota sobre a conteinerização

A base da nova geração de serviços de conteúdo leve é ​​uma combinação de microsserviços e conteinerização. Os microsserviços decompõem as soluções monolíticas de gerenciamento de conteúdo do passado em componentes e funções menores. A conteinerização permite que eles sejam empacotados em aplicativos independentes que podem ser implantados rapidamente em qualquer combinação e em qualquer ambiente de TI. Um contêiner compreende tudo o que é necessário para operar o aplicativo dentro dele em qualquer infraestrutura. Embora sejam nativos da nuvem, eles são adaptáveis ​​a qualquer implantação local, em nuvem, móvel ou híbrida. Ele simplifica o processo de atualizações de software, bem como permite que um contêiner seja colocado off-line sem afetar a operação de outros ou o sistema geral.

Quais são os benefícios do gerenciamento de conteúdo em nuvem?

Há muitos benefícios em um sistema de gerenciamento de conteúdo nativo da nuvem para empresas e usuários que trabalham nelas, ajudando a acelerar os esforços de transformação digital com opções de implementação mais flexíveis.

De uma perspectiva empresarial, o gerenciamento de conteúdo baseado em nuvem é o único caminho viável para um futuro baseado em:

  • Identificar e extrair o máximo valor de conteúdo e dados
  • Gerenciando e controlando o crescimento explosivo de informações e evitando silos isolados
  • Garantir acesso eficiente e contínuo às informações para compartilhamento e colaboração em toda a organização e no ecossistema externo de fornecedores, parceiros e clientes
  • Atingindo a flexibilidade e agilidade para atender às questões de privacidade, conformidade e segurança em constante mudança

Os usuários, é claro, estão mais focados em tarefas ou objetivos. Para eles, o gerenciamento de conteúdo baseado em nuvem oferece uma série de benefícios mais táticos:

  • Conectando-se fácil e rapidamente com as informações mais precisas, onde quer que estejam
  • Automatizando e acelerando a classificação e arquivamento de conteúdo recém-criado
  • Eliminando a necessidade de saltar de um sistema para outro para acessar as informações de que precisam para realizar seus trabalhos
  • Suavizando o fluxo colaborativo entre grupos funcionais, garantindo que todos tenham acesso aos documentos e dados mais recentes

Embora a maioria do conteúdo hoje ainda seja armazenado no local, a pesquisa da Forrester descobriu que, em geral, há benefícios significativos em gerenciá-lo por meio de uma plataforma de gerenciamento de conteúdo em nuvem.

Gráfico demonstrando quais benefícios sua organização experimentou como resultado de sua abordagem de nuvem para armazenamento de conteúdo, gerenciamento e colaboração?

Por que você precisa de soluções de gerenciamento de conteúdo em nuvem?

A transformação digital é agora uma estratégia de negócios chave para todas as empresas. No entanto, muitas empresas têm lutado para alcançar os benefícios esperados de seus programas de transformação. A implantação de novas tecnologias digitais inovadoras oferece um enorme potencial, mas não é a tecnologia que oferece esse potencial. Na verdade, nem são as informações que a tecnologia gerencia.

O benefício final vem de ser capaz de controlar rapidamente essas informações úteis para que possam impulsionar os negócios e conduzir a tomada de decisões.

Alcançar isso requer um gerenciamento de conteúdo eficaz para extrair o valor máximo de todas as informações, minimizar riscos e disponibilizá-las aos processos e pessoas que podem usá-las. Com a explosão massiva no volume e variedade de dados, a nuvem se torna a única opção prática e econômica para implantar sua plataforma de gerenciamento de conteúdo.

Para saiba mais sobre as soluções de gerenciamento de conteúdo em nuvem da OpenText, visite o nosso site.

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Luiz Presso
Luiz Presso