O que é um serviço de fax em nuvem?

O que é um serviço de fax em nuvem?

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O fax existe há um século e ainda continua forte. No entanto, o aparelho de fax independente – com seus processos manuais, linhas analógicas, tinta cara, papel e consumíveis – está se tornando uma coisa do passado. Hoje, as organizações estão adotando um serviço de fax digital. O fax na nuvem oferece a melhor implantação para permitir o envio rápido e fácil de fax sem papel em toda a organização. Então, o que exatamente é o fax em nuvem e o que você deve procurar no melhor serviço de fax em nuvem?

De acordo com o IDG, passamos o ponto de inflexão para a adoção de fax na nuvem. A pesquisa da empresa mostra que o fax na nuvem aumentará em três anos de 35% para 56% das organizações que utilizam serviços de fax na nuvem.

Então, o que é fax na nuvem?

Serviço de fax na nuvem definição

Sejamos honestos. Ninguém gosta da experiência autônoma de fax baseada em papel. É lento, ineficiente e frustrante levar o papel para a máquina e esperar para ter certeza de que ele é enviado. Há alguém do outro lado fazendo a mesma coisa ao contrário. Você realmente se pergunta como ela sobreviveu por tanto tempo. O fax na nuvem se livra de todo esse desperdício de tempo e ineficiência. Ele elimina o equipamento e os custos de operação associados não apenas às máquinas de fax independentes, mas também aos servidores de fax locais.

Os serviços de fax em nuvem entregam fax pela Internet, sem hardware ou software local para gerenciar. Reduz os custos, evitando a telefonia relacionada às linhas telefônicas e a carga de TI do suporte a uma infraestrutura de fax local. As soluções de fax baseadas na nuvem são rápidas, eficientes, seguras e fáceis de usar. O melhor provedor de serviços de fax terá uma rede de datacenters globalmente diversos para adicionar resiliência, disponibilidade e continuidade de negócios em sua oferta de serviços de fax em nuvem.

Quais são os diferentes tipos de serviços de fax baseados em nuvem?

Existem essencialmente três níveis na entrega de fax como um serviço na nuvem, dependendo da frequência com que o fax é usado (raramente ou ocasionalmente, centenas de vezes por dia) e se o fax precisa ser integrado a sistemas ou aplicativos de back-end. Estes são divididos em fax na nuvem para indivíduos e escritórios domésticos, pequenas e médias empresas e grandes organizações. Os três níveis são:

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Serviço de fax gratuito na nuvem

Este é um serviço de fax em nuvem básico, geralmente para usuários únicos, quando o fax raramente é necessário. Permite que o usuário envie e receba fax, geralmente por meio de um portal online. É rápido e fácil permitir que o indivíduo obtenha recursos de fax sem um aparelho de fax ou qualquer custo. Não foi projetado para aqueles que enviam fax regularmente.

Serviço de fax na nuvem

O próximo nível fornece um serviço básico de fax na nuvem, e os preços estão disponíveis como pré-pago ou uma taxa mensal baixa e fixa para um número limitado de fax por mês. O usuário pode enviar e receber faxes de sua conta de email. O provedor de serviços em nuvem geralmente fornece um número limitado de números de fax na nuvem e pode oferecer alguns serviços adicionais, como números de fax gratuitos de entrada.

Fax na nuvem corporativa

Para muitas organizações, o fax é uma parte essencial da sua missão diária. Eles exigem o mesmo nível de segurança, desempenho e integração corporativa que possuem com outros sistemas corporativos. Os serviços de fax na nuvem da empresa são os mais avançados, com uma variedade de recursos empresariais incorporados no serviço de fax e podem integrar-se perfeitamente a sistemas de back-end que dependem de comunicações de fax, como SAP, Oracle e sistemas específicos da indústria, como aplicativos financeiros e EHR sistemas de saúde. Onde a segurança é fundamental, esses serviços oferecem os melhores protocolos de segurança com criptografia avançada. Por exemplo, existem vários serviços de fax em nuvem compatíveis com HIPAA que permitem a troca segura de informações médicas de provedor para provedor.

Quais são os benefícios dos serviços de fax em nuvem?

É neste momento que temos que admitir que cometemos um erro. Dissemos que é um fax maravilhoso ter sobrevivido por tanto tempo. Não é. O fax é uma das poucas tecnologias onipresentes já criadas. Onde quer que você vá no mundo, o fax é um fax. Além disso, ainda hoje o fax ainda é um dos métodos mais seguros de transferência de informações, motivo pelo qual ainda está no centro dos fluxos de trabalho baseados em documentos em uma ampla gama de indústrias regulamentadas.

Só precisamos de uma maneira mais rápida, eficiente e fácil de enviar fax – e isso é fax na nuvem. Os benefícios do uso de um serviço de fax em nuvem incluem:

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Simplifique e obtenha desempenho

À medida que os volumes de fax continuam a crescer para muitas empresas, a mudança de máquinas de fax herdadas ou de complexas infraestruturas de servidor de fax para um serviço de fax em nuvem se torna mais atraente. As organizações podem simplificar drasticamente seu ambiente com o fax na nuvem, eliminando a complexidade local das conexões de hardware, software e telefonia por fax. Um serviço de fax na nuvem da empresa inclui todos os recursos que você esperaria de um servidor de fax local, de forma a garantir o desempenho da sua solução de fax ao longo do tempo. O melhor serviço de fax em nuvem é dimensionado automaticamente para atender até os mais altos requisitos de volume de fax, sem sinais de ocupado ou gargalos na taxa de transferência.

Reduzir o custo

O uso de um serviço de fax em nuvem significa que você não investe nas redes de hardware, software e telefonia de fax necessárias para o fax local. Você não precisa mais de recursos dedicados para gerenciar e manter um sistema complexo no local ou um orçamento para atualizar os recursos à medida que novos recursos aparecem. O CapEx é substituído pelo OpEx.

Segurança melhorada

Ao proteger as informações em repouso e em trânsito, os serviços de fax em nuvem têm recursos de segurança para obter proteção de dados e reduzir o risco de conformidade, especialmente em setores altamente regulamentados. A enorme infraestrutura de segurança dos provedores globais de serviços de fax em nuvem permite que eles forneçam uma solução segura com vários protocolos de segurança para proteger os dados mais sensíveis.

Maior colaboração

Um serviço de fax na nuvem moderniza o fax para trazê-lo para a era digital e ágil. Ele pode se estender a aplicativos, como email, e acessado de dispositivos, levando o fax a uma força de trabalho cada vez mais móvel. Além disso, os serviços de fax na nuvem da empresa se integram diretamente ao ERP e a outros aplicativos de back-end para facilitar e automatizar os processos de negócios de ponta a ponta entre você e seus clientes e fornecedores.

Selecionando serviços de fax na nuvem corporativa

É importante distinguir entre os fornecedores que fornecem recursos básicos de fax e os que oferecem soluções de fax em nuvem de nível verdadeiramente empresarial. A verdade é que nem todos os fornecedores atendem aos requisitos de mensagens essenciais da empreendimento.

Isso vai além do simples envio e recebimento de fax de maneira econômica e fácil. O fax em nuvem corporativo significa oferecer serviços robustos e de nível corporativo em torno dos principais recursos de fax. Os provedores de soluções de fax em nuvem da empresa devem ser capazes de fornecer recursos em áreas como:

  • Arquitetura sofisticada em nuvem, escalabilidade, confiabilidade e desempenho
  • Continuidade de negócios / recuperação de desastres (BCDR)
  • Recursos de integração de aplicativos corporativos
  • Segurança de última geração
  • Automação do processo
  • Recursos administrativos robustos
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O que procurar no melhor provedor de serviços de fax

Como os serviços de fax na nuvem da empresa variam, você deve selecionar o melhor provedor de serviços de fax para você. Há várias revisões do serviço de fax em nuvem para verificar, mas os principais recursos a serem procurados incluem:

Infraestrutura de nuvem global

Os melhores provedores de serviços de fax em nuvem têm uma rede em nuvem robusta e geograficamente dispersa. Isso significa que eles podem oferecer desempenho, escalabilidade e continuidade de negócios apoiados por rigorosos acordos de nível de serviço (SLAs).

Experiência na indústria

Fax é fax, certo? Na verdade, não é o caso dos serviços de fax em nuvem da empresa. Especialmente quando você lida com setores altamente regulamentados, como serviços de saúde ou financeiros, há uma ampla gama de padrões de comunicação em constante mudança e regulamentos globais que precisam ser cumpridos. O provedor de serviços de fax em nuvem da empresa deve ter uma profunda experiência em seu setor e facilitar a conformidade e minimizar os riscos nas comunicações por fax.

Uma solução de comunicação omni-channel completa

É pouco provável que o fax na nuvem da empresa seja uma disciplina independente. Muitas vezes, faz parte de uma estratégia de comunicação omnicanal que busca aumentar a satisfação do cliente, garantindo a mesma experiência entre os canais. Os melhores provedores de serviços de fax em nuvem para empresas podem criar uma infraestrutura omni-channel em torno de mensagens em fax, voz, email e SMS na nuvem. Um único fornecedor para todos os requisitos reduz o custo e maximiza a eficácia de seus recursos de comunicação.

Leia um novo relatório do IDG para saber por que essas e outras frustrações levam muitas organizações a serviços de fax na nuvem para melhorar a eficiência e reduzir custos. O relatório discute os benefícios que as empresas podem esperar do modelo de nuvem efaxing, incluindo:

  • Economia de custos (por exemplo, despesas gerais, manutenção)
  • Segurança / conformidade aprimorada de fax
  • Fax simplificado e modernizado
  • Escalabilidade para apoiar o crescimento da empresa
  • Continuidade de negócios incorporada para recuperação de desastres
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Luiz Presso
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