Os 5 principais benefícios de um sistema de gerenciamento de conteúdo em nuvem

Os 5 principais benefícios de um sistema de gerenciamento de conteúdo em nuvem

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Em uma pesquisa recente da Forrester, a empresa descobriu que uma estratégia moderna de gerenciamento de conteúdo era crucial para as organizações cumprirem seus objetivos de transformação digital. A pesquisa mostrou que mais de 75% dos entrevistados achavam que melhorar o gerenciamento de conteúdo era essencial para acelerar seus negócios digitais. Para a Forrester, uma abordagem moderna de gerenciamento de conteúdo significa gerenciamento de conteúdo em nuvem. Este artigo examina alguns dos benefícios que você deve esperar de uma solução de gerenciamento de conteúdo baseada em nuvem.

Em seu relatório, a Forrester explicou por que vê o gerenciamento de conteúdo baseado em nuvem como tão vital para a transformação digital: “À medida que as demandas por recursos de colaboração aumentam e o conteúdo se torna mais digital, a capacidade de fornecer acesso simples, seguro e contínuo ao conteúdo interno e partes interessadas externas são cruciais para impulsionar o sucesso dos negócios … Os serviços de conteúdo em nuvem simplificam o acesso, a criação de conteúdo e o processamento com clientes e parceiros de negócios, otimizando a experiência de interação com o conteúdo para todas as partes interessadas.

O gerenciamento de conteúdo em nuvem torna o conteúdo automaticamente disponível quando e onde o usuário precisa. Ele fornece informações por meio de serviços de conteúdo em nuvem customizados para qualquer caso de uso de negócios e entregues diretamente nos aplicativos de negócios que seus funcionários estão usando. Para a maioria das organizações, esses serviços são fornecidos por meio de uma plataforma central de gerenciamento de conteúdo em nuvem – como a OpenText Extended ECM Platform ou OpenText Documentum.

(Você pode encontrar uma definição mais completa em nosso artigo anterior sobre: ​​O que é gerenciamento de conteúdo em nuvem?)

Esta é uma área da tecnologia digital que está passando por uma rápida adoção. Researchandmarkets.com avalia o valor do mercado de gerenciamento de conteúdo em nuvem em US $ 12,6 bilhões em 2020 – impulsionado pelo desenvolvimento de casos de uso, como gerenciamento de caso e gerenciamento de fluxo de trabalho – e deve crescer para US $ 34 bilhões até 2022. Esse crescimento está sendo impulsionado pelos benefícios que as organizações estão alcançando através da adoção de sistemas de gerenciamento de conteúdo baseados em nuvem.

Um pouco mais da Forrester

As soluções de gerenciamento de conteúdo em nuvem evoluíram do espaço tradicional de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM). ECM foi projetado para obter controle de conteúdo corporativo, introduzindo um repositório central para armazenar e gerenciar conteúdo em todo o seu ciclo de vida. No entanto, os sistemas de ECM eram frequentemente complicados e longe de serem fáceis de usar. Em sua pesquisa, a Forrester pediu aos entrevistados que classificassem os benefícios do software de gerenciamento de conteúdo em nuvem em relação à instalação de ECM no local. Você pode ver os resultados na tabela abaixo.

Gráfico demonstrando quais benefícios sua organização experimentou como resultado de sua abordagem de nuvem para armazenamento de conteúdo, gerenciamento e colaboração?

As respostas dos entrevistados são muito reveladoras. No passado, a necessidade de soluções de gerenciamento de conteúdo era entendida em termos de melhorias em custo, eficiência e conformidade. No entanto, está claro que a introdução de soluções de gerenciamento de conteúdo em nuvem – você pode pensar nisso como gerenciamento de conteúdo corporativo baseado em nuvem – mudou completamente a perspectiva sobre os benefícios a serem alcançados. As virtudes operacionais de custo, eficiência e conformidade, embora ainda importantes, foram substituídas por objetivos de negócios estratégicos, como maior satisfação do cliente, maior colaboração e ciclos de vendas mais rápidos.

Examinando os principais benefícios do gerenciamento de conteúdo em nuvem

Vamos dar uma olhada nos cinco principais benefícios que as empresas estão obtendo com a adoção de soluções de gerenciamento de conteúdo em nuvem.

Liberando o valor do conteúdo

O grande volume de documentos e conteúdo gerado em uma empresa gerou a necessidade de gerenciar e armazenar as informações geradas, bem como torná-las disponíveis e utilizáveis ​​para trabalhadores do conhecimento. Até 80% de todas as informações em uma organização são informações não estruturadas em documentos, e-mails, vídeos, etc. Isso foi denominado ‘grande conteúdo’. O valor de negócios preso ao big content é tão grande quanto o valor do big data. O ECM local, com ênfase no controle e conformidade, permitiu que o conteúdo fosse gerenciado, mas não otimizado. O gerenciamento de conteúdo baseado em nuvem alinha o conteúdo com os processos de negócios para se concentrar em capacitar a equipe e os parceiros e liberar o valor total do conteúdo disponível para sua organização.

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Aumentando a colaboração dentro da organização … e além

Destacado pela pandemia COVID-19, as pessoas precisam ser capazes de visualizar e trabalhar em documentos de qualquer lugar, seja em casa, na estrada ou no escritório. Os melhores sistemas de gerenciamento de conteúdo em nuvem permitem acesso seguro em qualquer dispositivo. Tornou-se ainda mais fundamental para a transformação digital, facilitando o fluxo de ideias e o compartilhamento de informações entre a equipe e sua comunidade comercial mais ampla. Ele fornece as informações quando e onde são necessárias para aumentar a colaboração e a inovação em toda a comunidade. Ao fornecer acesso seguro e escalonável ao conteúdo, a nuvem ajuda a estabelecer rapidamente os novos modelos operacionais que estão sendo implementados em um mundo pós-pandêmico.

Integrando conteúdo com processos de negócios

Hoje, as organizações precisam automatizar processos horizontais como contas a pagar, processamento de faturas, gestão de casos, gestão de contratos e gestão de correspondência. Para atender a essa demanda cada vez maior por conectividade além das fronteiras da empresa, as soluções de gerenciamento de conteúdo corporativo baseadas na nuvem são projetadas para serem integradas aos principais processos e sistemas de negócios. A plataforma de gerenciamento de conteúdo em nuvem oferece gerenciamento e governança de informações centralizadas, garantindo que o conteúdo seja disponibilizado na ponta por meio da integração com aplicativos corporativos – como ERP ou CRM – para capacitar o funcionário em cada estágio do processo, enquanto ajuda a automatizar manualmente etapas do processo orientado pelo conteúdo.

Aumentando a produtividade e a satisfação dos funcionários

Uma abordagem centrada na nuvem para o gerenciamento de conteúdo traz ganhos de produtividade comprovados em relação aos sistemas locais anteriores. A Forrester descobriu que duas vezes mais empresas viram benefícios de produtividade em seus sistemas de gerenciamento de conteúdo em nuvem do que aquelas com sistemas apenas no local. A principal explicação para isso é a maior usabilidade que os sistemas em nuvem oferecem. Para simplificar demais, o conteúdo agora pode ser enviado para a pessoa para que ela possa fazer seu trabalho com mais rapidez e eficácia.

A pesquisa da Forrester descobriu que a usabilidade do conteúdo era o terceiro maior benefício esperado de uma solução de gerenciamento de conteúdo baseada em nuvem. Outra razão para a importância da usabilidade é o crescimento da geração do milênio na força de trabalho moderna. Prevê-se que, em 2025, três quartos da força de trabalho global serão millennials que esperam uma excelente experiência do usuário fornecida para o dispositivo escolhido. Uma boa solução de gerenciamento de conteúdo em nuvem não é apenas vital para liberar o valor do conteúdo de negócios, é uma parte importante para atrair e reter funcionários.

Aumento da segurança e proteção de dados

É estranho que o enorme aumento na adoção da nuvem não tenha dissipado as preocupações de muitas organizações sobre a segurança da informação. Ironicamente, os níveis de segurança disponíveis na web agora superam aqueles disponíveis por meio de implantações no local. Além disso, um sistema de gerenciamento de conteúdo em nuvem está tendo sua segurança atualizada em tempo real. As atualizações e patches são realizados conforme estão disponíveis, e não quando os ciclos de manutenção exigem.

Isso também é verdade quando se trata de proteção de dados. Novos regulamentos, como GDPR ou CCPA, atribuem muito mais responsabilidade à organização sobre como ela armazena, gerencia e usa dados confidenciais. Os serviços em nuvem ajudam a garantir que as empresas saibam onde todos os dados estão armazenados, quem os está usando e como estão sendo usados. No entanto, sempre haverá casos em que – seja por necessidade ou desejo – algumas informações serão retidas por trás do firewall corporativo. As empresas líderes em gerenciamento de conteúdo em nuvem oferecem nuvem híbrida flexível e suporte local para permitir implantações que atendam melhor aos requisitos exatos.

Por que selecionar OpenText como seu provedor de gerenciamento de conteúdo em nuvem

Com base em nossa longa história como líder do setor em ECM e tecnologia de serviços de conteúdo, a OpenText oferece o pacote mais abrangente do setor de plataformas e aplicativos de gerenciamento de conteúdo em nuvem. Nossa lista é totalmente integrada para fornecer soluções de nuvem ponta a ponta, da captura ao arquivamento, bem como casos de uso híbridos especializados que atendem às necessidades exclusivas de qualquer organização.

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O Gartner nomeou a OpenText como líder em seu quadrante mágico de 2020 para plataformas de serviços de conteúdo

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Luiz Presso
Luiz Presso