Qual é o nível de preparação do seu departamento de TI para a próxima retenção legal?

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As organizações lidam com processos judiciais o tempo todo – desde discriminação no local de trabalho, pagamento de horas extras, lesões de clientes sofridas no local, propriedade intelectual, contratos e muito mais. Quando o litígio se aproxima, as organizações têm o dever de identificar e preservar dados relevantes que possam ser evidências do litígio específico. O objetivo é evitar a destruição intencional ou inadvertida de evidências relevantes que possam ser usadas no julgamento. Chamamos esse processo de “retenção legal” ou, às vezes, de “retenção judicial”.

A falha em implementar e executar adequadamente uma retenção legal pode resultar em sérias conseqüências para uma organização: os tribunais podem impor sanções monetárias, instruir o júri sobre as evidências perdidas ou até mesmo rejeitar um caso inteiro. Um erro simples, como deixar de entrar em contato com um custodiante chave ou não obter um reconhecimento, pode levar à perda de provas e sanções por espoliação.

Preservando a evidência digital

Hoje, as evidências são amplamente digitais e incluem email, dados do Microsoft Office 365, dados de rastreamento de vendas, bancos de dados, plataformas de colaboração com bate-papo e vídeo, sistemas de gerenciamento e compartilhamento de documentos, aplicativos de linha de negócios e dados de novas fontes, como bate-papo, Internet dos Coisas dispositivos, drones, dispositivos telemétricos e muito mais.

O volume de dados e uma infinidade de fontes díspares tornam o gerenciamento de retenção legal e os esforços de preservação difíceis e propensos a erros. Embora os advogados e sua equipe tenham a responsabilidade final sobre o processo, eles dependem muito da TI para executar muitas das atividades associadas a uma retenção legal. Isso cria um ônus para a TI, torna o processo ineficiente e pode colocar em risco a TI, a organização ou a organização se as obrigações legais não forem cumpridas.

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O papel das equipes de TI

Mas qual é exatamente o papel da TI no processo? As equipes de TI conhecem os sistemas, redes e servidores da empresa melhor do que qualquer outro departamento da organização e, portanto, executam muitos dos mecanismos de uma retenção legal como parte da equipe de “primeira resposta”, garantindo que os mecanismos de preservação ocorram corretamente. Os departamentos jurídicos não podem gerenciar retenções de litígios ou preservação de dados sem a ajuda da TI para coletar e armazenar as informações necessárias para provar ou defender um caso corretamente.

Retenções legais sem dores de cabeça

Um novo e-book prático, Legal, sem dores de cabeça, está disponível para profissionais de TI que desejam aprender mais sobre os deveres e riscos associados ao processo de retenção e preservação legal e trabalhar de maneira mais eficaz com seu departamento jurídico corporativo.

Faça o download deste pequeno e-book para aprender:

  • Os respectivos papéis do departamento jurídico e de TI
  • Terminologia chave de retenção legal
  • A mecânica da coleta e preservação defensáveis
  • Dicas de colaboração entre jurídico e TI para garantir um programa efetivo de retenção legal

A tecnologia em nuvem, como o OpenText ™ Legal Hold, pode eliminar a dor e as dores de cabeça associadas à emissão e gerenciamento de retenções, centralizando e automatizando processos anteriormente difíceis de arrumar e propensos a riscos.

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Luiz Presso
Luiz Presso