Reduzindo fraudes, automatizando o processamento e eliminando assinaturas úmidas

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Tendo tomado a decisão de reformular completamente seu complexo cenário SAP, a innogy SE, parte do E.ON Group, precisava substituir fluxos de trabalho e processos não padrão por uma nova solução padrão para o processamento de contas a pagar. A mudança do SAP R / 3 para o S / 4HANA foi um projeto amplo e ambicioso, mas um objetivo fundamental para a prova futura de seu cenário de TI.

Ao processar cerca de um terço de um milhão de faturas de fornecedores por ano, a automação foi um elemento central do projeto de transformação. A empresa queria uma solução que pudesse ser implantada com pouca ou nenhuma personalização e ser fortemente integrada e alinhada à SAP.

“Trabalhando em estreita colaboração com a SAP, selecionamos a solução mais adequada às nossas necessidades, o OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions. A solução segue as melhores práticas do setor, é capaz de atender todas as nossas necessidades, em várias regiões geográficas e trabalha em conjunto com o S / 4HANA. Uma grande vantagem para nós é que a solução OpenText é certificada pela SAP, oferece muitas oportunidades de automação e também oferece aplicativos móveis SAP Fiori. Pudemos ver claramente que o OpenText forneceria o que precisamos por pelo menos cinco a dez anos ”, disse Marcus Johannes, Gerente de Processos de Contas a Pagar, da SE SE.

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A nova solução permite que os fornecedores enviem faturas eletronicamente, seja como um simples anexo de email ou por meio de uma plataforma de negociação eletrônica. O reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é utilizado para processar automaticamente as faturas recebidas. Trabalhando com o OpenText Professional Services para projetar e implementar a solução, a innogy conseguiu usar uma solução OCR existente para ajudar a minimizar os custos do projeto.

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Agora, apenas com as aprovações de faturas eletrônicas permitidas, a fraude foi significativamente reduzida com duplicatas, erros e omissões captados pelo OpenText. Com automação, racionalização, manipulação de faturas relacionadas a pedidos e não pedidos, a solução cuida perfeitamente do encaminhamento para aprovações, liberando a equipe centralizada do centro de serviços compartilhados para se concentrar em outras tarefas. Os gargalos também são facilmente detectados, permitindo a melhoria contínua dos processos para o futuro.

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Luiz Presso
Luiz Presso