Tornando-se uma organização financeira totalmente digital

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O Twitter anunciou recentemente que os funcionários agora podem trabalhar em casa de forma permanente, se assim o desejarem, assim como Square. O OpenText ™ também mudou para um modelo de trabalho híbrido, com vários funcionários em transição permanente para o trabalho remoto. Essa tendência parece definida para continuar assim que as restrições de “bloqueio” forem suspensas. Com um número maior de pessoas trabalhando agora fora do escritório tradicional, as estratégias de transformação digital e de negócios devem se adaptar para permitir essa flexibilidade, incluindo um requisito para gerenciar todas as informações estruturadas e não estruturadas para executar tarefas essenciais de gerenciamento financeiro e financeiro.

A Harvard Business Review destaca várias áreas essenciais para a transformação digital. Além do gerenciamento de mudanças organizacionais necessário, há três aspectos principais a serem considerados da perspectiva do departamento financeiro:

  • Identificando documentos críticos para os negócios
  • Digitalização de documentos recebidos
  • Gerenciamento de documento

Vamos dar uma olhada nessas três áreas.

Identificando documentos críticos para os negócios

No gerenciamento de faturas, o processamento digital tem sido amplamente comum por muitos anos e permitiu a correspondência direta de faturas, bem como cenários “sem toque”. Junto aos valores conhecidos da automação de processos, a própria digitalização oferece, especialmente nos dias de hoje, enormes benefícios. Ele permite que as organizações mantenham seus principais serviços em execução, seja em um centro de serviços compartilhados em todo o mundo ou em um único escritório em casa.

Uma grande quantidade de valor no processamento de faturas está dentro do processamento automático de faturas, o que é alcançado por uma grande porcentagem de organizações atualmente. “Faturas problemáticas”, no entanto, podem exigir acesso a outros sistemas de compras para obter informações adicionais. Normalmente, documentos como confirmações de pedidos ou notas de entrega resolvem esses problemas, mas geralmente são negligenciados. Esses documentos devem ser digitalizados para se tornarem totalmente independentes das pesquisas manuais ou até mesmo da presença local.

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Digitalização de documentos recebidos

Uma solução expandida de processamento de faturas abrange a digitalização e o processamento desses documentos relacionados, por exemplo:

  • Confirmações de pedidos
  • Notas de entrega
  • Cotações
  • Avisos de pagamento

Gerenciamento de documento

Os fluxos de informações entre o back office e as unidades de negócios estão amplamente interconectados. Por exemplo, dentro do processo de aquisição, o back office pode precisar investigar faturas que não correspondem aos pedidos de compra com várias unidades de negócios diferentes. Além do fluxo do processo, o acesso a informações estruturadas e não estruturadas é essencial. Para facilitar isso e tornar-se mais resiliente, é obrigatório digitalizar e gerenciar essas informações usando fluxos de processos e espaços de trabalho eletrônicos para gerenciamento estendido de documentos. Os casos de uso típicos são:

  • Interrupções na cadeia de suprimentos: Atrasos nas cadeias de suprimentos podem causar atrasos na revenda ou fabricação de produtos, que por sua vez podem ter efeitos de custo ou impactos no fluxo de caixa de uma organização. É importante obter informações sobre todas as informações relacionadas a entregas adiadas no processo de compra para pagamento.
  • Compromissos financeiros: A percepção antecipada das obrigações financeiras e os possíveis atrasos nas cadeias de suprimentos afetarão os negócios. Com base no processamento estendido de documentos recebidos e nos sistemas de gerenciamento de conteúdo estendido da empresa (OpenText ™ Extended ECM), informações e documentos podem ser integrados aos sistemas de negócios para acelerar o acesso a eles de qualquer lugar necessário.

A OpenText faz parceria com a SAP® há mais de 25 anos e ganha o 13º prêmio SAP Pinnacle Award como parceiro de extensão de solução SAP do ano. Os Serviços Profissionais OpenText têm a experiência, o conhecimento e os especialistas certos para ajudar as organizações a se tornarem mais resilientes. Eles já ajudaram muitos clientes a obter eficiência de processos, insights financeiros e execução de negócios suave. Se você quiser discutir mais sobre isso, entre em contato com os Serviços Profissionais.

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Luiz Presso
Luiz Presso